מקור: חב״ד אינפו

קביעת מטרות ובניית תכניות עבודה – כנס המנהלים שע״י אגו״ח ע״א

יחי המלך המשיח

י"ח אייר ה'תשע"א

הרצאה בכנס מנהלים של אגו"ח

 

נושא ההרצאה

קביעת מטרות ובניית תכניות עבודה

 

נושאי משנה

  • מה הוא ניהול
  • כיצד מנהלים
  • יצירת תכנית עבודה

כללים

  • בכל עבודה צריך לקבוע בתחילה את מטרה העבודה
  • המטרה צריכה להיות בהירה ברורה וממוקדת

מה הם כלי העבודה הנקנים כאן?

  • הבנה בסיסית של מהות הניהול ותפקידו של המנהל במערכת העבודה
  • יכולת חשיבה קדימה ויכולת חשיבה בגדול
  • קביעת מטרות
  • החתירה למטרה
  • יכולת ליצירת תכנית עבודה

שלום רב לכל היושבים כאן וברוך בואכם. הריני שמח להיות אתכם ויחד לצעוד קדימה בדרך השליחות של הרבי שליט"א מלך המשיח לקבלת פני משיח צדקנו.

לפני שאפתח בנושאי ההרצאה שלפנינו, הריני רוצה לפתוח בסיפור על הרבי שליט"א מלך המשיח, אשר שמעתי מר' בנציון גרוסמן שי'. וכך הוא מספר: באחת השיחות של הרבי שליט"א, פתח הרבי ואמר שאת השיחה הזו, הוא מפנה אל ראשי הישיבות ומנהלי הישיבות.

מכיוון שמנהלים רבים, פונים אל הרבי ומספרים על המצב הכספי הקשה בו נמצא מוסדם, בלשון המדינה- דפיציט, אשר בגלל זה הם מבלים את מרבית זמנם בכיסוי המינוסים בבנק והשגת הלוואות כדי להחזיר הלוואות קודמות שכבר לקחו, והדבר גוזל זמן רב ולא נשאר להם זמן ללמוד ולהחזיק את הקיים ובודאי לא להוסיף על הקיים, כל א' בסגנון שלו והצד השווה של כולם- שיש דפיציט, הרי הם פונים אל הרבי ושואלים מה עליהם לעשות. הרבי שליט"א אמר שלא יענה לכל א' בפני עצמו, אלא עכשיו, אמר, אני נותן תשובה לכולם מה עליהם לעשות כדי לצאת מהמצב הנוכחי.

  • כיוון שבכל דבר צריך להיות מוסיף והולך, כך פוסקת תורת אמת הרי שאת הקיים צריך להגדיל.
  • לא כל אדם יש לו את היכולת להקים מוסד. עצם העובדה שהוא הקים מוסד מראה שיש לו את הכישרון לזה, ואת היכולת הזו צריך למצות עד הסוף, ולכן צריך להקים לפחות עוד מוסד אחד.
  • יש הלכה בשו"ע שאפילו אדם המתעסק עם אחרים, זה לא פוטר אותו מלעסוק עם עצמו וכן עם הילדים ולכן הוא צריך ללמוד עם עצמו וכן לטפל בילדים ולדאוג שילמדו כראוי ויגדלו כראוי
  • אם כן, אומר הרבי ישאלו אותי שאלה, קודם לא יכולתי לגמור את החודש ועכשיו אני אוסיף תלמידים ואוסיף מבנים וכן אני צריך להקים עוד מוסד, וכך לא יהיה לי זמן למצוא נדבנים וא"כ מה יהיה? ואז, אומר הרבי יהיה מאד מאד דחוק.

ויתקיים בהם (הכתוב בפרקי אבות- פרק ד' משנה ט')- רבי יונתן אומר- כל המקיים את התורה מעוני, סופו לקיימה מעושר. ומכיוון שמשנה זו כתובה בתורה שהיא תורת אמת, הרי זו הבטחה שהם יזכו לקיימה מעושר ואז יוכלו לנהל את המוסד מעושר.

כמובן שמשסיפור זה אפשר ללמוד כמה וכמה עניינים בעבודת השליחות שלנו. אמנם הנקודה שאני חשבתי ללמוד מסיפור זה כעת, הוא שהרבי שליט"א כל הזמן מראה לנו שאין להסתפק במה שאנו עושים כעת, ואפילו אם זה נראה לנו כבר עכשיו קשה לנהל ולבצע את מה שבידינו, מלמד אותנו הרבי שכבר עכשיו צריך לחשוב על לפחות כפליים לתושיה, כלומר פי שניים ממה שאנו עושים כעת. וזאת מכיוון שאת היכולות ואת הכישרונות כבר יש לנו מן המוכן, ואין צורך להוסיף משהו.

 

בהרצאה שבע"ה אני עומד למסור לכם בשעה וחצי שלפנינו, הריני מעוניין בע"ה להקנות לעצמנו כמה כלי  עבודה בסיסיים, אשר יתנו לנו את היכולות והאפשרויות לחשיבה בגדול ועל מטרות גדולות וכן את היכולת להביא חשיבה זו לידי ביצוע במעשה.

כמובן חשוב לזכור שכדי לדעת להשתמש כראוי בכלי העבודה יש צורך בתירגול ועבודה מעשית וכן יתכן, עוד לימוד בנושאים אלה, אמנם, אנו נקבל כאן יכולת חשיבה כיצד אפשר וצריך לחשוב וכיצד עבודה מסודרת ומתוכננת כראוי יכולה לתת תוצאות גדולות הרבה מעבר למה שיכולנו לשער בתחילה.

 

רקע

כולנו היושבים כאן, עוסקים בעבודת השליחות. רובנו מנהלי מוסדות או מנהלים של מערכות משנה בתוך מוסדות קיימים. אמנם האמת ניתנת להיאמר, שרובנו ככולנו, לא קבלנו הכשרה מקצועית אשר תיתן לנו את כלי העבודה המתאימים לבצע את עבודת הניהול אותה אנו עושים, בצורה מושלמת. למדנו בישיבה והיינו ב"קבוצה" ובשליחויות במקומות שונים בעולם ובהוראת הרבי שליט"א מלך המשיח, יצאנו לשליחות להקמת מוסד להפצת היהדות, אותו מוסד שאנו מנהלים כעת. אמנם לעיתים קרובות, יש לנו הרגשה ואנו שואלים את עצמנו ואולי אף את אחרים, האם אנו מנצלים באופן המיטבי את היכולות שניתנו בידינו? האם אנו מגיעים לכל, או לרוב קהל היעד של נשמות יהודיות המחכות לנו וזועקות לעזרה בקול שאינו נשמע? וכן האם המערכת אותה אנו מנהלים אכן מנוהלת בצורה הטובה והיעילה ביותר?

ובכן, סביר באופן הגיוני להניח, שאם לא רכשנו את כלי העבודה המתאימים, הרי שהפוטנציאל של עבודתנו, הוא גדול בהרבה ממה שהצלחנו להשיג עד עתה. והדבר הוא פשוט: נתאר לעצמנו מכונאי רכב, המגיע לתיקון של רכב ואין בידו כלי עבודה לפתיחת ברגים, או לכיוון מערכות הרכב והוא עושה את העבודה על פי הערכה בלבד ומנסה להשתמש בידיו, בפלאייר או במברג,  במקום הכלים החסרים לו. ברור הדבר שרכב המתוקן על ידו ייסע בצורה לא מוצלחת, יבזבז דלק, או ח"ו יהיה לא בטיחותי או אולי אף לא יוכל לזוז ממקומו.

ולעומת זאת, כאשר יגיע למקום מכונאי מקצועי אשר ברשותו כלי עבודה מתאימים והוא יודע להפעילם, הרי שהרכב יוכל להוביל אותנו בבטחה ובנוחות למקומות אליהם עלינו להגיע.

לאחרונה, עבר רכב מסוים תאונה שגרמה לו נזק רב (ב"ה לא היו נפגעים). כדי לתקן אותו הכניס אותו בעל הרכב למוסך לפחחות רכב בבעלותו של יהודי אשר רצה לסייע לו בפרנסה. לאחר תיקון הרכב, שדרך אגב עלה כסף לא קטן, הרי שבזמן נסיעה, החלו להישמע רעשים קשים בזמן סיבוב ההגה, רעשים שהראו שמשהו ברכב זה בהחלט לא תקין. בעל הרכב חזר אל המוסך וביקש שיבדקו את הרכב ויתקנו את הדרוש תיקון. התשובה שקיבל היתה שעליו לפנות למוסך לכיוון פרונט. אמנם מכיוון שלא היה שקט עם תשובה זו, הכניס את הרכב למוסך מורשה לסוג זה של רכבים, והנה הפתעה: הסתבר שאחד החלקים שהוחלפו בזמן התיקון, לא חוזק כראוי, הברגים השתחררו והתעקמו והיה צורך לחתוך אותם ולהחליפם בברגים חדשים. כמובן שהפעם נעשה התיקון כראוי והרכב יכול היה לנסוע לדרכו בבטחה.

כך גם בעבודתנו אנו, עבודתנו בייסוד, ניהול ופיתוח המוסדות, הינה עבודה הדורשת מקצועיות, מומחיות וכלי עבודה מתאימים, ולכן סביר להניח שכל עוד לא רכשנו את כלי העבודה, והמקצועיות הדרושה להפעילם, הרי שעדיין איננו מגיעים למלוא יכולתנו בפיתוח וניהול המוסד שבניהולנו.

 

ובכן, כלי העבודה אותם נשתדל בע"ה להקנות היום הם הכלים הבאים:

 

  • קביעת המטרה
  • הבנה של המושג "ניהול" וכיצד מנהלים
  • כיצד לחשוב קדימה והיכולת לחשוב בגדול
  • כיצד בונים תכנית עבודה להשגת המטרה

 

כלי העבודה ראשון

חשיבות קביעת המטרה בעבודתנו

כל תכנית עבודה, מהגדולה ביותר ועד הקטנה ביותר, מתחילה בקביעת המטרה אותה אנו רוצים להשיג או אליה אנו רוצים להגיע

אחד הדברים הבסיסיים, אם לא לומר הבסיסי ביותר בעבודה כלשהי אותה אנו צריכים לבצע, הוא קביעת המטרה המדויקת אותה אנו רוצים להשיג, או אליה אנו רוצים להגיע. קביעת המטרה המדוייקת, מאפשרת לנו לבנות תכנית עבודה מתאימה ויעילה וכן מאפשרת בניית מערכת עבודה אשר אם ננהל אותה כראוי, נשיג את המטרה בקלות יחסית ובהוצאות הקטנות ביותר האפשריות.

 

לכאורה יכולה כאן להישאל השאלה הטבעית ביותר- מדוע ולשם מה אנו זקוקים לקביעת מטרה? הרי כולנו שליחים של הרבי, כולנו יודעים מה הרבי רוצה מאיתנו ובוודאי שאם בחרנו בשליחות כדרך חיים, הרי שאנו רוצים ואף מבצעים בפועל את השליחות שהרבי הטיל עלינו. ואם כן, מדוע אנו צריכים לשבת ולחשוב ולקבוע מטרה כאשר המטרות הן ברורות וידועות? הרבי רוצה שנקרב יהודים, הרבי רוצה שנקים מוסדות חינוך, נעשה מבצעי תפילין, כשרות, מזוזה, צדקה וכדו', ואם כן, מכיוון שהמטרות הן ברורות, עלינו רק לבצע אותן וכבר אין צורך בתהליך מורכב של קביעת מטרות?

אינני אומר את הדברים רק כדי להישמע צח ופיקח, אלא במקרים רבים ביותר, זהו המצב בשטח, כפי שאמרתי קודם, ששליח יוצא לשליחות וכולו מלא מרץ, התלהבות ורצון לעשיה. הוא גדל כל חייו על מילוי רצון הרבי והוא מגיע למקום כזה או אחר בשליחות ומיד מתחיל בפעולות לקירוב יהודים, יוצא למבצע תפילין, מייסד שיעורי תורה, מתחיל להקים מוסד- מעון, גן, בית ספר וכדו' ולכאורה הוא אכן מבצע את השליחות. מה רע אם כן?

ובכן השאלה כאן איננה מה רע. אין כאן שום רע, רק טוב. אלא השאלה הנשאלת היא האם, בקביעת מטרה או מטרות בצורה מקצועית ונכונה ובבניית תכנית עבודה מקצועית, הכוללת חלוקת תפקידים, האצלת סמכויות, בניית מערכת משאבים נחוצים והמקורות להשגתם, היה יכול אולי להגיע לפי שניים, או פי שלושה או פי עשרה יותר יהודים מאשר הוא מגיע כעת בעבודה הבנויה בצורה אקראית, ואשר איננה נשענת על בסיס של מטרה מרחיקת לכת?

כדי להבין זאת טוב יותר, נתבונן למשל על איש עסקים, או סתם יהודי אשר החליט שהוא רוצה להקים עסק כדי להרוויח כסף רב. האם נעלה על דעתנו, שיהודי זה יבנה עסק באופן אקראי וללא קביעת מטרה אותה הוא רוצה להשיג ויפעל לפי תכנית עבודה מסודרת להשגת אותה מטרה. הרי באם יעשה כך, יש סיכוי רב מאד שבתוך זמן קצר ח"ו יתמוטט העסק מחוסר מזומנים, סחורות שאינן מגיעות, אינן נשלחות במועד, תשלומים שאינם משולמים וכדו'.

 אנו צריכים לזכור שעבודת השליחות שלנו היא עסק כמו כל עסק אחר ואף הרבה יותר עסק מכל עסק אחר, ובאם לא ננהל את העסק שלנו, את המוסד והשליחות בצורה הנכונה, הרי שהניהול, במקרה הטוב ביותר, ייתן אפשרות לביצוע בינוני של השליחות ובמקרים פחות טובים יכול ח"ו אף לגרום נזק.

אמנם, כדי להגדיר זאת במונחים מקצועיים, הסיבה שיש צורך בקביעת מטרה ברורה וממוקדת, מתחלקת לשלושה:

הסיבה הראשונה והחשובה ביותר להערכתי, היא שכאשר אנו קובעים את המטרה כעניין בפני עצמו וכדבר המוביל אותנו בשליחות, אנו קובעים את המטרה הגדולה ביותר והאסטרטגית ביותר מבחינתנו לפי הבנתנו את השליחות המוטלת עלינו.

 

הסיבה השנייה לצורך בקביעת מטרה- שלכל עבודה יש ריבוי גדול מאד של פרטים הנחוצים לביצוע העבודה- אנשים בעלי תפקידים, כלי עבודה, מבנים, כספים, יכולות מקצועיות וידע וכן מימד הזמן. אנו קוראים למכלול האמצעים הדרושים לביצוע העבודה- "מערכת העבודה", ולכן, כאשר נקבע מטרה ברורה וממוקדת, נוכל לבנות מערכת עבודה נכונה, עם בעלי תפקידים הנדרשים, מבנים, אמצעים, וכספים כולם כנגזרת של מטרת העבודה.

לעומת זאת- בחוסר מטרה ממוקדת, יהיו במערכת העבודה- ביזבוז של משאבים, כפילויות, דברים שלא יבוצעו כיוון שאין חלוקת תפקידים מסודרת, חוסר מוטיבציה בגלל חוסר האצלת סמכויות או האצלת סמכויות לא מסודרת או לא נכונה ועוד ועוד. כל זה בגלל העובדה שעדיין אין מטרה ברורה לאן הולכים.

 

הסיבה השלישית– באם לא נקבעת מטרה ברורה אליה אנו מכוונים ושעל בסיסה נבנתה תכנית העבודה ומערכת העבודה, הרי שבתוך ביצוע העבודה, כאשר אנו נתונים בחיים היום יום של העבודה ונתקלים פה בקושי זה ופה בקושי אחר וצריכים לפתור אותם, אנו מאבדים את החתירה אל המטרה  ומשקיעים את מירב המרץ, הכוחות וההתלהבות בפתרון בעיות ותך כדי כך תופשים כיוונים, שבינם לבין המטרה הראשונית של עבדתנו, אין למעשה כל קשר. וכמו כן אנו "תופשים" בכל יום או יומיים כיוונים חדשים הצצים בדרכנו, ומכיוון שלא קבענו מהי המטרה הממוקדת של עבודתנו, אין לנו לפי מה לשפוט האם כיוון זה שייך אלינו או לא.

 

כיצד ומתי קובעים את המטרה

קביעת המטרה נעשית מיד כאשר מוטל עלינו תפקיד כלשהו

מיד כאשר מוטל עלינו תפקיד או משימה, זהו הזמן לקביעת המטרה וכתיבתה בצורה מדויקת.

נתחיל מהכבד אל הקל- הוטלה עלינו עבודת שליחות כלשהי, למשל הקמת בית חב"ד למטייל באחת המדינות, אליה מגיעים מטיילים יהודים, או שמנהל המוסד בו אנו עובדים, קבע אותנו כאחראים לביצוע מבצע חג השבועות עם ילדי ישראל, או שהחלטנו על מבצע רישום תלמידים לקייטנה שתיפתח בעוד חודש וחצי בשכונה בה אנו פועלים. בכל מקרבה כזה וכן בכל זמן שבו יש משימה לבצע, קטנה או גדולה. הרי שהדבר הראשון שאנו עושים, לפי ביצוע של כל דבר הקשור למשימה זו, הרינו יושבים, לוקחים דף נייר, או פותחים מסמך חדש במחשב וכותבים:

המטרה: הקמת בית חב"ד למטייל

המטרה: פעילות חג השבועות עם ילדי ישראל הלומדים במוסד

המטרה: רישום כמה שיותר ילדים מילדי השכונה לקייטנה בחודש סיוון

 

אמנם מה אנו עושים אם אנו כבר מנהלי מוסדות כמה וכמה שנים? כבר הקמנו מוסד אחד, או אולי אפילו שניים או שלושה מוסדות ומעולם לא חשבנו שצריך לשבת ולקבוע ולכתוב מטרות? והמוסד מתנהל, יותר טוב או קצת פחות טוב, האם גם אנחנו צריכים לעצור ולכתוב את מטרות המוסד או מטרות שליחותנו?

התשובה הברורה היא- כן. באם לא נקבעו המטרות בתחילת העבודה, יש צורך לעצור ולקחת את הזמן המתאים ולכתוב את מטרות המוסד או מטרות השליחות או מטרת העבודה המתבצעת והסיבה היא פשוטה. גם אם המוסד מתנהל כראוי ולא נראות בעיות מיוחדות, הרי שללא קביעת מטרות ברורה יש מתחת לפני השטח את כל בנקודות שהזכרנו קודם- חוסר מיקוד בעבודה, חלוקת תפקידים לא ברורה, חוסר בהאצלת סמכויות ועוד דברים הגורמים לביזבוז משאבים וחוסר יכולת אמיתית של בעלי תפקידים לתפקד ובראש וראשונה- חוסר ניצול אמיתי של הכוחות והיכולת להגיע להישגים הרבה יותר גדולים מאשר הגיעו עד עכשיו.

 

כעת נעבור לכלי העבודה השני אותו אנו רוצים לרכוש היום: מה הוא ניהול וכיצד מנהלים?

לכאורה נראית השאלה קצת בנאלית ואולי אפילו חסרת משמעות. מה הכוונה? הרי אנו נקראים מנהלים ובוודאי מכוח זה אנו עושים פעולות הנקראות ניהול. כלומר כל עבודתנו בהנהגת המוסד שבראשו אנו עומדים, או התפקיד המוטל עלינו זהו ניהול.

אמנם, העובדה שאנו נקראים מנהלים, עדיין לא עושה את עבודתנו לעבודת ניהול, ובפרט אם אנו לא מודעים כל הפרטים העושים את העבודה לעבודת ניהול.

המילה ניהול בהגדרתה היא- הנהגת מערכת העבודה להשגת המטרה. כלומר המנהל, כדי שיוכל לעמוד בהגדרת עבודת הניהול, צריך לקדם את מערכת העבודה העומדת לרשותו, לעבר המטרה שהוגדרה לו או שהוא הגדיר בעצמו.

דבר זה בפי עצמו אומר שכדי שתהיה עבודת ניהול כלשהי, צריך שתהיה מטרה אליה אנו רוצים וצריכים להתקדם. בהעדר מטרה מוגדרת, הרי שעבודתנו היא לכל היותר עבודה מתנהלת ולא עבודה מנוהלת

 

מה הוא בעצם ההבדל בין עבודה מתנהלת לעבודה מנוהלת?

הבה נתבונן, למשל בעבודתו של מנהל בית ספר. בית ספר כלשהו במקום שליחות כלשהו בעולם. הריני לוקח דוגמא של בית ספר משום שבית ספר הוא מערכת עבודה שרוב דפוסי העבודה בה ברורים וידועים.

  • יש מבנה ברור
  • יש תלמידים
  • יש מערכת שיעורים מוגדרת וברורה
  • יש מורים ובעלי תפקידים
  • יש לוח זמנים ברור לכל עובד ולכל מורה מסגן המנהל ועד המנקה, יודע כל אחד את תפקידו
  • ויש גם נוהלים ברורים כיצד העבודה צריכה להתנהל

במקרה זה, גם אם המנהל לא יקבע לעצמו שום מטרה בעבודתו,אלא יסתפק במטרה הכללית שבי"ס צריך לתת חינוך ולימוד לפי תכנית הלימודים ומערכת השיעורים, הרי שבית הספר יתנהל. אבל האם אנו יכולים לומר שהעבודה בו מנוהלת? בוודאי שלא. העבודה בו מתנהלת מעצמה, מצד כוח ההתמדה והמסגרת הראשונית שנקבעה,אבי היא אינה מנוהלת. היא לא מתקדמת להשגת שום מטרה מוגדרת. לא מוצבים שום אתגרים אמיתיים להתפתחות כיוון שלא נקבעה מטרה ומתוך כך גם לא הוטלו תפקידים אשר יובילו להתפתחותת בית הספר מעבר לקיים, וכך ח"ו יתכן מאד שהמערכת תלך ותדעך מכוח הבעיות היומיומיות הצצות. או לכל היותר תדשדש בתוך עצמה בשמירה על הקיים.

לעומת זאת, עבודה מנוהלת היא אותה עבודה בה המנהל יודע ברורות את המטרה אליה הוא חותר, למשל במקרה של בית הספר- הוא חותר להגיע במקום ל- 300 תלמידים הנמצאים היום בבית הספר, ל- 3,000 תלמידים, והוא בנה תכנית עבודה אשר בניהול נכון תוביל אותו להשגת המטרה. מנהל זה מסתכל לא רק על השנה הקרובה, אלא מביט קדימה לחמש שנים הבאות. הוא מתכנן בע"ה שמספר התלמידים בבית הספר עצמו יגדל ל- 1000 וכן יבנה בי"ס נוסף לבנות ובהמשך סמינר לבנות, כך שבטווח של החמש שנים קדימה יגיע בע"ה למספר התלמידים שקבע לעצמו כמטרה.

מערכת העבודה שבנה מנהל זה, היא מערכת מנוהלת, אשר בה כל פרט במערכת העבודה, מנוהל להשגת המטרה שנקבעה ומנצל את כוחותיו וכשרונותיו להתקדמות לקראת מטרה זו.

 

אם נסכם את ההבדל בין מערכת מנוהלת למערכת מתנהלת, נאמר כך, שמערכת מתנהלת היא מערכת בה העבודה נעשית בכוח ההתמדה, האינרציה, אמנם יתכן שפה ושם תהיה יוזמה להתפתחות, אבל ח"ו יתכן והיא תאבד מהר מאד את כוחה בגלל החוסר במטרה מוגדרת של המוסד ככלל, שממנה נובעים כל שאר הדברים אשר אינם נותנים אפשרות לניהול נכון- חוסר בהגדרת תפקידים והאצלת סמכויות וממילא חסר מוטיבציה אצל העובדים. במערכת מתנהלת חסרה במידה רבה היוזמה והחתירה להתפתחות מתמדת.

מערכת מנוהלת היא מערכת בה נקבעו מטרות ברורות אליהן רוצים להגיע, נבנתה תכנית עבודה להשגת המטרות, נקבעו תפקידים והואצלו סמכויות לבעלי התפקידים. המנהל חותר בכל רגע נתון להגיע את המטרה אותה הציב לעצמו בתחילת הדרך, וכל בעיה או מכשול בדרת להשגת המטרה מקבל טיפול מיידי כדי להמשיך ולהתקדם.

כאן ברצוני בע"ה לגעת ולהתייחס למושג נוסף, אשר יש לו חשיבות עליונה בעבודת המנהל ועבודת הניהול בכל.

ישנה תכונת אופי, אשר כל מנהל צריך שתהיה לו אותה באם הוא אכן רוצה שעבודתו תצליח.תכונת אופי זו נקראת חתירה אל המטרה. זו היא אותה אנרגיה פנימית, אשר מניעה את המנהל כל הזמן, עשרים וארבע שעות ביממה, לחשוב ולעשות כל הזמן כיצד להתקדם אל המטרה שהציב לעצמו. כמו בעל עסק אשר מוחו עסוק כל הזמן במחשבה כיצד להוסיף עוד לקוח, כיצד לשווק עוד סחורה כיצד להרוויח עוד שקל ועוד דולר, כך המנהל שלנו בשליחות הרבי, עסוק כל הזמן במחשבה כיצד להגיע לעוד יהודי, כיצד להוסיף עוד תלמידים במוסד, כיצד לבנות מוסד נוסף שיכסה עוד קהל יעד של נשמות שעד עתה לא הגיעו אליהן.

מהו בעצם ההבדל, מה נותנת החתירה למטרה כערך מוסף, הלא אמרנו שמנהל ראוי לשמו כמנהל, אשר כבר הגדיר לעצמו מטרה ובנה תכנית כיצד לבצע את העבודה הרי שהוא בגדר של מנהל. מה מוסיפה פה תכונת האופי של חתירה למטרה.

התשובה לכך היא די פשוטה:  בכל מערכת עבודה, ישנם קשיים ובעיות המתעוררים בעבודת היומיום. יש בעיות קלות לפתרון ויש בעיות שקשה יותר לפתור אותן. באם למנהל יש את הבערה הפנימית של חתירה למטרה, הרי שהוא יסתער מיד על כל בעיה הצצה בדרכו וישתדל לפתור אותה כי הרי הוא רוצה להגיע אל המטרה. אבל אם חסרה לו תכונת אופי זו, יתכן שידחה את פתרון הבעיה למחר, הרי כבר ארבע אחה"צ וצריך ללכת הביתה או לעשות עוד כמה דברים. או אולי כבר שעת לילה מאוחרת, הוא כבר אמר קריאת שמע שעל המיטה, כבר הניח את הראש על הכרית ואמר "המפיל". כל גופו זועק לקצת מנוחה. ופתאום הוא נזכר שמשפחת יצחיוק, או ברוורמן או משפחה אחרת, פנתה אליו שירשום את בניהם לתלמוד תורה והוא אמר שיחזור אליהם שכן היה עסוק, ובטורח הדרך נשכח הדבר ממנו ורק עכשיו נזכר, או אולי ביקשו ממנו שיכניס פתק בקשה לברכה אל הרבי והוא עדיין לא הספיק לעשות זאת. כאן נמדדת מידת החתירה למטרה. אצל איש עסקים, אשר כאן יכול להרוויח עוד עיסקה, אין בכלל שאלה שהוא מזנק מיד מהמיטה ורץ אל האימייל או הטלפון, ובמה אנו שונים שעסקינו הם עסקי נפשות?

ואם כן החתירה אל המטרה יכולה בהחלט לעשות את ההבדל בין מוסד מנוהל מצליח, לבין מוסד שאומנם הוא מנוהל אבל ההצלחה לא כל כך.

 

אם כן נסכם את ההבדל בין מערכת מתנהלת למערכת מנוהלת:

מערכת מתנהלת עובדת לפי העקרון של מהיכי תיתי, מה שיזדמן נשתדל לעשות. אין מטרה מוגדרת  והמערכת מתנהלת מכוח האינרציה בעיקר.

במערכת מנוהלת המנהל שולט בכל פרטי מערכת העבודה ומקדם אותה כל הזמן לקראת המטרה שהוגדרה.

  • אחריות
  • מחויבות
  • חשיבה קדימה וחשיבה בגדול

כידוע וכך אונו לומדים בתורה החסידות בהרבה רבה, שכל מכלול סדר ההשתלשלות בנוי בצורה של מחשבה, דיבור ומעשה

המסקנה הפשוטה והישירה מכך היא שאם אנו רוצים להגיע למעשה גדול, למטרה מעשית גדולה, כמו כיבוש השכונה כולה, כיבוש העיר כולה, או כיבוש הארץ כולה, הרי השלב הראשון הוא המחשבה בגדול.

כוח המחשבה שלנו אין לו מגבלות, מכיוון שהוא אינו דבר גשמי, הוא איננו מוגבל בהגבלות גשמיות והוא יכול להגיע לכל מקום בכל זמן וכפי שאמר הבעש"ט שאדם נמצא היכן שמחשבתו נמצאת.

לפי זה לכאורה, יכולנו להגיע במחשבתנו ולאחר מכן בדיבורנו וכן התכניות העבודה שלנו להישגים ענקיים. למה אין זה קורה למעשה?

התשובה היא, שאנו מגבילים את עצמנו, איננו נותנים לכוח המחשבה שלנו להגיע להיכן שהוא יכול להגיע בגלל מגבלות שאנו שמים לעצמנו. כוח ההרגל, אנו רגילים לעשות דברים קטנים וקשה לנו לצאת מהמגבלה הזו.

אנו חוששים, מה יהיה איך נוכל להצליח, אולי ניכשל? הפחד מהכישלון הוא המגבלה הקשה ביותר שיש לנו מפיתוח המחשבה להישגים גדולים.

מגבלה נוספת, היא הרגילות שלנו להסתכל רק לטווח הקצר ביותר, לשעה הבאה, ליום הבא, או לכל היותר לשנת הלימודים הבאה. איננו מרימים את הראש ומסתכלים קדימה לעוד שלוש שנים, לעוד חמש שנים ולעוד עשר שנים, פשוט, אנו פוחדים.

ידוע הסיפור עם הרב מנטליק ע"ה, שביקש בזמנו מהרבי שליט"א, שישחרר אותו מעבודת הק' בניהול הישיבה שכן גופו כבר לא מסוגל לכך והרבי ענה לו שגם אצלו כך הוא אלא שיש לו לרבי, תכניות עבודה לעוד עשרות שנים. כלומר אנחנו רואים שבמחשבה נכונה אפשר לתכנן לעוד שנים רבות קדימה. זה תלוי רק ברצוננו.

כדאי לציין דבר נוסף שמגביל אותנו בעניין המחשבה קדימה והוא, החשש שמא אין לנו מספיק כסף, או מספיק כוחות.

אם כן, כיוון שאנו מבינים מה הם הדברים מגבילים אותנו מלחשוב בגדול, הרי שהפתרון, הוא פשוט, אם כי לא תמיד קל לביצוע, עלינו לחשוב על המטרות שאנו רוצים להציב ואליהן להגיע, כשאנו משוחררים לגמרי מהמחשבה על כיצד נגיע לאותה מטרה. הצבת המטרה צריכה להיות בלתי תלויה לחלוטין, בכל עניין אחר, אלא מחשבה בטהרתה. עלינו להציב את המטרה מרחיקת הלכת ביותר שהיא בתחום שליחותנו, ורק יותר מאוחר להתחיל לבדוק את הדרכים להגיע אליה, כפי שנלמד בתהליך בניית תכניות העבודה.

אם כן נסכם את עניין המחשבה קדימה והמחשבה בגדול:

בראש וראשונה עלינו להתרגל לחשוב לפחות פי עשר ממה שחשבנו עד עתה. אם חשבנו על שנה קדימה, נחשוב מה ברצוננו לראות בעוד עשר שנים קדימה. אם חשבנו על עשרת אלפים יהודים שאנו מגיעים אליהם, נחשוב על מאה אלף יהודים ואפילו על מיליון יהודים שנוכל להגיע אליהם.

אם חשבנו על תקציב של מיליון ₪ לשנה נחשוב על תקציב של עשרה מיליון ₪. ודבר דומה לגבי תקציבים ותרומות. אם ביקשנו מתורם עד עתה חמשת אלפים ₪ למרות שאנו יודעים שיש לו אפשרות לתת הרבה יותר, הרי שנבקש ממנו מאה ושמונים אלף ₪ מבלי להתבלבל. אנו מרגילים את עצמנו לחשוב בגדול והקב"ה עוזר ומסייע שהמחשבה תרד בסדר ההשתלשלות לדיבור ואחר כך למעשה. בסופו של דבר אנו שליחים של הרבי והרבי הוא שפועל דרכנו את כל העניינים.

 

כלי יצירת תכניות עבודה

לפני שניגש ללימוד כיצד יוצרים בפועל תכנית עבודה, נתבונן בקצרה, מהי תכנית העבודה ועל איזה צורך היא באה לענות.

ונקדים ונאמר, שבדרך כלל, רוב מסדות השליחות מתנהלים ללא תכנית עבודה מסודרת והם בגדר של מה שהסברנו קודם- מוסד מתנהל

מערכת העבודה היא אותה מערכת של אמצעים שונים, כמו כוח אדם, מבנים, ציוד, ספקים שונים, תקציב, וזמן הנחוצים כדי לבצע את העבודה המוטלת עלינו. אמנם ברור לכל בר דעת, שלכל פריט במערכת העבודה, יש את מקומו בהתנהלות העבודה, את הזמן בו הוא צריך לפעול ואת התפקיד אותו הוא צריך למלא. כלומר יש צורך לעשות סדר באמצעי העבודה כדי שכל אחד מהם ימלא את תפקידו המדוייק בזמן ובמקום הנכונים-את הסדר הזה עושה תכנית העבודה.

תכנית העבודה בנויה כדי להשיג ולבצע את המטרה שקבענו לעצמנו והיא למעשה נגזרת של הצבת המטרה.

בגלל סיבה זו, שתכנית העבודה באה לשרת את השגת המטרה, היא בנויה בצורה כזו שכל סעיף בה הוא נגזרת מהסעיף שלפניה וכולם בנויים כנגזרות של השגת המטרה שנקבעה.

הבה נתבונן בסכמה של תכנית עבודה, אשר היא נכונה בגדול לכל מטרה שנקבע לעצמנו, אם כי יש שינויים מסויימים, הנובעים מסוג המטרה שנקבעה, האם היא מטרה כללית, או ממוקדת, האם מדובר על מוסד כלל ארצי או על פעולה של כינוס ילדים וכדו'.

בכלל יש הרבה מה ללמוד ובעיקר לתרגל, כיצד לכתוב תכנית עבודה. אמנם בהזדמנות הזו כאן ועכשיו, נלמד בעיקר באופן תאורטי, וכן אחלק לכם סכמות של תכנית עבודה כדי שתוכלו להתחיל לעבוד אתם במקום שליחותכם.

 

סכמה כללית לבניית תכנית עבודה 

רקע (בכמה הזדמנויות מוגדר כ"חזון")

תיאור הסיבות הכלליות המביאות לצורך לביצוע המשימה שהוטלה עלינו או שאנו היטלנו על עצמנו.

 

המטרה

הגדרה, מדויקת עד כמה שאפשר, של המשימה שהוטלה עלינו, כולל הגדרת הזמן לביצוע, אם קיים.

בנושא הגדרת המטרה, יכולות להיות שתי צורות עיקריות, אשר מהן נובעת התפתחות התכנית.

  • אם המטרה היא כללית, כמו למשל: הקמת מוסדות חינוך לכלל האוכלוסיה בשכונה, כי אז, יבוא אחרי הגדרת המטרה, סעיף של הגדרת היעדים הנגזרים מהמטרה.
  • אם המטרה מוגדרת בדיוק, כמו למשל: הקמת מקווה טהרה בישוב מסוים, או ארגון כינוס חג השבועות בשכונה שבשליחותנו, הרי שאין צורך בסעיף יעדים ואפשר לגשת מיד לשיטה ולדרכי הפעולה

השיטה

מה היא שיטת העבודה באמצעותה נשיג את המטרה, השיטה היא בדרך כלל תיאור כללי של דרך העבודה והיא כוללת גם את התיאור הכללי של האנשים שיבצעו את המשימה

 

דרכי הפעולה

דרכי הפעולה מתחלקות לשני סוגים עיקריים:

  • דרכי פעולה כלליות- כלומר הפעולות העיקריות אותן נבצע כדי להגיע אל המטרה
  • תחת כל דרך פעולה כללית, יפורטו באופן מדויק דרכי הפעולה המפורטות, כיצד תתבצע דרך הפעולה הכללית
  • בדרך כלל דרך הפעולה הראשונה בתכנית עבודה מהסוג שלנו, היא: הגדרת קהל היעד אתו נעבוד.
  • דרכי הפעולה צריכות לכלול את הפעולות שעלינו לעשות מרגע הגדרת המטרה, דרך כתיבת תכנית העבודה, ארגון מערכת העבודה, חלוקת התפקידים ועד לביצוע המשימה וכן לאחריה בהמשך הדרך.

 

 

משאבים

המשאבים הם כל אותם אמצעים- אנושיים או טכניים, בהם נשתמש כדי לבצע את תכנית העבודה והם כוללים את הסעיפים הבאים

  • כוח אדם- כל האנשים, מקצועיים ופשוטים הנדרשים לביצוע העבודות המפורטות בדרכי הפעולה
  • מבנים- המבנים הנדרשים לביצוע המשימה
  • ציוד- כל פריטי הציוד בהם נשתמש לפי דרכי הפעולה שהוגדרו
  • כספים (תקציב)- פירוט ההוצאות הכספיות הנצרכות לביצוע העבודה, וכן פירוט הדרכים לקבלת הכנסות אשר יכסו את ההוצאה. נא לזכור- כנגד כל הוצאה, צריכה להיות הכנסה מתאימה.
  • זמן- הזמן לביצוע המשימה, כפי שהוגדר בהגדרת המטרה- נקרא הזמן לביצוע המשימה. כן לוחות הזמנים- הזמן הכולל, המתחיל עם קבלת המשימה והגדרת המטרה. צריך לזכור, שבדרך כלל, הזמן אינו נתון לבחירתנו, הוא תמיד מוגבל ומכריח אותנו לפעול במסגרתו.

 

סיכום

השתדלנו היום, בכנס המנהלים, לתת מבט, לפחות קצר, אבל לדעתי די יסודי, על כמה מרכיבים עיקריים בארגון עבודתנו בשליחות הרבי שליט"א מלך המשיח, ולהקנות ידע בסיסי על כלי העבודה העיקריים שבעזרתם אפשר בע"ה להגיע להישגים מרחיקי לכת ביותר:

  • עצם החשיבה בגדול וחשיבה לטווח ארוך הנותנת אפשרות להציב מטרות גדולות ולעיתים עצומות
  • החשיבות בהגדרת וקביעת מטרות אסטרטגיות אולטימטיביות גדולות לעבודת השליחות שלנו והצורך לעשות זאת בלי לפחד ממה ואיך נעשה.
  • למדנו בקצרה מה הוא ניהול וכיצד על מנהל להניע את מערכת העבודה להשגת המטרה
  • הסברנו את החתירה למטרה כתכונת אופי בסיסית הנחוצה להצלחת ביצוע העבודה
  • למדנו כיצד לבנות תכנית עבודה וכיצד תכנית עבודה נכונה היא המכשיר העיקרי לביצוע העבודה והשגת המשימה

צריך לזכור שהרזולוציה שעבדנו בה היום, בגלל מגבלות של זמן, היא רזולוציה שאינה נותנת עדיין את פרטי העבודה העדינים יותר. לשם כך יש צורך בלימוד נוסף ובתרגול. אמנם גם עם כלי העבודה כפי שקבלתם היום ועם המצגת שאשאיר לכל אחד שירצה בזאת, אפשר לעבוד ולהגיע לתוצאות. ובעיקר, לעניות דעתי יכולנו להבחין היום בחשיבות הגדולה לעבודה מסודרת ושיטתית כדי להצליח להגיע לתוצאות גדולות.

 

בברכה להצלחה רבה

ולבשורות טובות

ובפרט לקבלת פני משיח צדקנו

שמריהו הראל

שתפו כל אדם שכלים אלו יכולים לסייע לו להצלחה!

http://www.freepik.com">Designed by ijeab

עשה זאת בעצמך: כלי גשמי ורשמי

הקמת מוסד שליחות – מאמר רביעי בסדרה כיצד נייסד עמותה וננהל את מוסד השליחות שלנו במאמר הקודם, הבנו מה היא עמותה מלכ"רית וכיצד היא בנויה

קרא עוד »
Designed by D3Images / Freepik

כדי לפרוץ בשליחות – צריך מסגרת

בסוף המאמר הקודם השארנו שאלה פתוחה: מה היא המסגרת הניהולית המתאימה לניהול מוסד שליחות, והסברנו שבאם אין לנו מסגרת ניהולית, הרי שעבודת השליחות אמנם תתקיים,

קרא עוד »
שינוי גודל גופנים