שלט_עצור

דו"ח פעילות

“יש לי חוב חדש… קיבלתי קנס רציני” סיפר לי אחד השלוחים, עמו אני עוסק בעבודה משותפת בייעוץ הארגוני. “השוטר שעצר אותי לא מבין עניין, פשוט ניסה להתנכל לי”.
האמת, כל תשובה שהייתי משיב לשליח, לא הייתה מסייעת להרגשתו. הוא עשה טעות וקיבל עליה חשבון – הדו”ח שקיבל עשה את העבודה. תמרורי עצור הוא כבר לא יפספס.

טעות מוצלחת
אנו, כשלוחים, עושים מדי פעם כל מיני טעויות. ברור שלא התכוונו, אך עדיין אלו טעויות שאם נמנע מהן נגביר את ההצלחה שלנו בשליחות. אך האם כשאנו מבינים שזו טעות, אנו מציינים את זה במקום ברור כדי שלא נטעה שוב ולא יחזרו הבאים אחרינו על אותה טעות?
הרי, אם בחג הפסח לא התחלנו פרסום בזמן לליל הסדר, כך שיהודים רבים לא נחשפו לקיומו ולא קיימו את מצוות החג, הרגשנו פספוס גדול ועוגמת נפש. אם לא נציין את זה במקום בולט, הסיכויים שנחזור על אותה טעות ונזכר ברגע האחרון גדלים ואינם לטובתנו.

זה טוב לנשמה
לעומת זאת, אם עשינו חשבון נפש, רשמנו מה היה טוב ומה צריך לשפר, שלחנו לרבי שליט”א ותייקנו אותו במקום ייעודי, כמו בתיק ההכנות לפסח של שנה הבאה, וכן הכנסנו תזכורת ביומן האלקטרוני, הרי שהסיכוים שנחזור על אותה טעות קטנים, הפרסום יתחיל בזמן, החשיפה תהיה רחבה יותר ונזכה לארח נשמות נוספות, מה שימלא את ליבנו בשמחה ויסב נחת עצומה לרבי.

מה תכל’ס?

"…בודאי עוררוהו מהמזכירות ועוד על גודל הענין שבעתים יותר תכופות תתקבלנה כאן ידיעות דו‘‘ח מהפעולות… ומלבד שזהו נוגע להעניינים כאן, הנה במדה לא פחותה פועל זה על מהלך הפעולות המרץ שבהם וכו‘.. וכיון שאמרו חז“ל אין צועקין על העבר, יהי רצון שמכאן ולהבא יהי‘ מסודר ככל הדרוש. ואין לך דבר העומד בפני הרצון.“ ספר השליחות, עמ‘ 221

הרבי דורש משלוחים למלא דו”ח על הפעילות שהם מקיימים. מעבר לזה שדו”ח מוגש לרבי, כנשיא מוסדות חב”ד, הרי שהשליח מקבל הבנה מה הפעילות שהוא עשה, וממילא רואה את עבודתו ומקבל נחת וכח להמשיך ולפעול על מנת להאיר ולהעיר את העולם לקראת הגאולה.

בנוסף, חשוב לציין לעצמנו בדו”ח משימות שהיו מוצלחות ואנו רוצים לחזור עליהם וכן אילו עלינו לשפר.
נשים לב להקפיד ולרשום בעניינים הדורשים שיפור איך נוכל לשפר אותם להבא, ובאם אפשרי ונכון, נכניס תזכורת ליומן שבטלפון שלנו, כך נזכור לבצע את המשימה באופן נכון וראוי, לאור הדין-וחשבון שעשינו לעצמנו.

לסיכום – פעילות
מומלץ לכתוב דו”ח מסכם לאחר כל פעילות. זכרו לציין את סיפורי ההצלחה וכן את ההמלצות לשיפור. אם עדיין לא עשיתם זאת, סכמו כבר כעת את פעילות חג הפסח וקבעו מועד לסיכום פעילות ל”ג בעומר.

נכון לשתף את כלל אנשי הצוות בכתיבת הסיכום. שיתוף הצוות תורם להרגשה של שותפות בעשייה, וזה עצמו כבר עניין לשבוע הבא.

בהצלחה!
עבודה מתוכננת מצליחה – יותר

לחצו כאן לתצוגת תמונה ולהורדה

יש מאמר חדש במגזין! לחץ כאן למעבר למאמר הבא: כלים מעשיים – מיהם השותפים בשליחות

שתפו כל אדם שכלים אלו יכולים לסייע לו להצלחה!

http://www.freepik.com">Designed by ijeab

עשה זאת בעצמך: כלי גשמי ורשמי

הקמת מוסד שליחות – מאמר רביעי בסדרה כיצד נייסד עמותה וננהל את מוסד השליחות שלנו במאמר הקודם, הבנו מה היא עמותה מלכ"רית וכיצד היא בנויה

קרא עוד »
Designed by D3Images / Freepik

כדי לפרוץ בשליחות – צריך מסגרת

בסוף המאמר הקודם השארנו שאלה פתוחה: מה היא המסגרת הניהולית המתאימה לניהול מוסד שליחות, והסברנו שבאם אין לנו מסגרת ניהולית, הרי שעבודת השליחות אמנם תתקיים,

קרא עוד »
שינוי גודל גופנים