אתה רוצה קהילה קבועה ואוהדת – אתה יוצר תכנית עבודה לפעולה

לחץ כאן לקבלת ספקי שירות היכולים לסייע לך ביצירת, שימור ופיתוח קהילה תומכת

תכנית עבודה ייעודית לבתי חב"ד

"הרבה אנשים עוברים בבית חב"ד שלי. במניינים, בתפילות, בשבתות ובחגים. אנשים רבים רוצים לשמור על קשר וגם אני רוצה. אבל זה לא קורה. כשיש לי ימי התרמה, אני חושב שיש לי למי לפנות, אבל מסתבר שהם כבר לא זוכרים אותי"

"אני נזכר בהם בעיקר כשאני צריך אותם, ואז כבר לא נעים לי לפנות אליהם, אז אני לא פונה אליהם. וזהו בערך. ככה זה נגמר הקשר ביננו"

"הייתי רוצה לשמור על קשר עם כולם, אבל זה פשוט לא אפשרי. אין לי זמן לזה"

"אני פשוט כבר לא יודע ממי להתחיל. כל יום אני פוגש עשרות אנשים חדשים, זה פשוט לא אפשרי"

"אני רוצה לשנות את המצב, איך בכלל אני ניגש לזה?"

אם כשלוחי הרבי במוסדות חב"ד בארץ ישראל והעולם פועלים בהוראתו של הרבי שליט"א מלך המשיח ובשליחותו, לקבל פני משיח צדקנו ולהאיר את העולם על ידי הפצת היהדות והחסידות, גם באמצעות קביעת בתי חב"ד בכל מקום בו ישנם יהודים. בתי חב"ד  משמשים כבית של תורה, תפילה וגמילות חסדים ומיועדים לעזור לכל יהודי בכל צרכיו, בגשמיות וברוחניות.

במוסדות ובתי חב"ד חולפים במהלך חודש מאות עד אלפי אנשים, נשים וטף. אלו נהנים משירותי בית חב"ד השונים המוענקים להם ללא תמורה, או בתשלום סמלי. אתם מעוניינים להמשיך את הקשר עם יהודים אלו, אך לא ממש מצליחים.

בשביל להצליח צריך מיקוד.

בשביל מיקוד צריך מטרה.

לשם הגשמת המטרה צריך תכנון, לפחות בסיסי.

לשם כך יצרנו עבורכם תכנית עבודה בסיסית ומתאימה למוסדות חב"ד, אשר תכווין את בית חב"ד ומוסדותיו ליצירת ושימור קהילה לשמור את כל הפרטים – האישיים והכספיים בצורה מסודרת ויעילה.

חשוב לנהל מאגר נתונים מסודר ומאורגן לצורך שימור הקשר, פריחתו ושגשוגו לאורך זמן.

אקסלים זה פאסה. כיום צריך משהו חזק יותר.

לפני החזק, צריך להבין מה בכלל רוצים.

אולי אתם מעדיפים הפוך ולא חזק, זה כבר תלוי בכם ומי אתם.

המטרה: יצירת קהילה

מטרת ביניים: שמירת קשר לאורך זמן

 

הצרכים של בית חב"ד, הסתכלות על חווית המבקר

 

 

 

תיעוד המבקרים בבית חב"ד באופן כללי

הצורך

יש מבקרים שיש לשמור איתם על קשר אישי, ישנם כאלו שמעניין אותם קשר כללי יותר, וישנם נוספים באמצע.

יש כאלו שמאד חשוב להם שמנהל בית חב"ד ישמור איתם על קשר, ישנם שרוצים איש קשר אחר וישנם שמבחינתם מי מדבר אתם, העיקר שומרים על קשר.

המענה

פילוח הקשרים לפי רמת התקשורת הנצרכת עבורם, יצירת תזכורות בתדירות ממוקדת לכל אחד ואחד וכן הגדרת איש קשר ייעודי המופקד על שמירת הקשר.

כאשר נשמור את איש הקשר במערכת שנשתמש בה, נקבע רמת מיקוד מסויימת, אשר בהתאם לרמת המיקוד של האדם, נשמור אתו על קשר מעת לעת.

  1. רמת קשר גבוהה – אנשי קשר המעוניינים בשמירת קשר תכופה
  2. רמת קשר בינונית – אנשי קשר המעוניינים בשמירת קשר מעת לעת
  3. רמת קשר קלה – אנשי קשר המעוניינים בשמירת קשר, העיקר שזוכרים אותם
    *מעוניינים – בהתאם לניתוח שאנו נבצע ונבחן איזו רמת קשר מתאימה לאיש הקשר החדש

 

שימור על קשר עם קהילה מקומית

הצורך

שימור הקשר עם קהילת בית חב"ד באופן מתמיד, במיוחד לאור תאריכים המיוחדים להם, מסייע ברמת הקשר האישית עמם ותחושת השייכות שלהם.

המענה

שימוש במערכת המתחזקת קשר עם אנשי הקהילה באופן רציף ואוטומטי, ובנוסף מתזכרת את בית חב"ד בנוגע לתאריכים מיוחדים המתקרבים כל מנת לפעול בהם.

 להלן דוגמא של חלוקה בשימור הקשר עם המקורב:

רמת מיקוד שהוגדרה גבוהה בינונית קלה
לשלוח מייל כל חודש כל חודשיים כל שלשה חודשים
להתקשר בטלפון 4 לשנה 3 לשנה 2 לשנה

 

מה נותנת שמירת קשר מתועדת?

  • שימור החוויה באמצעות שימור הסטוריית שיחות
  • שימור הסטוריית ביקורים בבית חב"ד, ביקורי בית וכדו'
  • משלוח הודעת SMS / וואטספ או מייל באופן אוטומטי בימי הולדת (כעת בימי הולדת לועזיים, בהמשך תכנס מערכת של תאריכים עבריים)
  • תזכורות לשמירת קשר, לפי אופי האדם שהוגדר, כנ"ל
  • לבטל את ה'לא נעים לי' ולאפשר לעצמי להרגיש בנח.

 

"אני שומר איתו על קשר, גם מעדכן במה שמתרחש וגם זוכה באהדה ופידבק על הפעילות"

 

איך נוכל לקיים את זה?

  1. באמצעות שימוש במערכות CRM לשימור קשרי לקוחות, דוגמת ZebraCRM
  2. באמצעות שימוש ברשימת תפוצה במערכות תפוצה, דוגמת 'רב מסר' ואחרות
  3. באמצעות העסקת אדם שכל תפקידו יהיה לנהל את נושא שמירת הקשר

 

בשוק קיימים כיום מערכות רבות. לצערנו, לא הצלחנו לשים את ידנו על אחת שמתאימה כמו כפפה ליד לבית חב"ד. עם זאת, חשוב שתחפש מערכות CRM או מערכות דיוור, אשר מאפשרות שימור השמות של אנשי הקשר ומשלוח עדכונים לאנשים הרשומים. כך גם תרוויח סדר וגם תרוויח קהילה משתמרת ומתפתחת.

 

אין לי בכלל קהילה, זה לא מתאים לי…

הנה ציטוט מאת 'האקדמיה ללשון העברית' המילה קְהִלָּה מופיעה פעמיים בתנ"ך: "תּוֹרָה צִוָּה לָנוּ מֹשֶׁה מוֹרָשָׁה קְהִלַּת יַעֲקֹב" (דברים לג, ד), "וַיִּמָּלֵךְ לִבִּי עָלַי וָאָרִיבָה אֶת הַחֹרִים וְאֶת הַסְּגָנִים… וָאֶתֵּן עֲלֵיהֶם קְהִלָּה גְדוֹלָה" (נחמיה ה, ז). רגילים לפרש אותה כמשמעה המוכר מן הספרות שלאחר המקרא: קהל, קבוצת אנשים, אספה."

אז קהילה הנה קבוצת אנשים.

במקרה שלך, אלו אנשים שאתה מאגד סביבך, סביב הפעילות – שלך!

הם נמצאים ממש לידך, ואפילו בקצה השני של העולם, אבל מחוברים לפעילות שלך.

אז סביר להניח שיש לך קהילה. אלו הם האנשים שתומכים או מתעניינים בפעילות שלך. תתחיל לאגד אותה, לשמר ולפתח

 

מה צריך לכלול בשמירת קשר?

כאשר נשמור על קשר עם מקורבים, נקפיד להכירם באופן אישי, לשאול לשלומם ולזכור פרטים אישיים עליהם.

לאחר קיום פעילות, נעדכן אותם בפעילות, אם קצת מלל ותמונה או סרטון נחמד.

נעשה זאת גם עם אנשים מהקהילה שעדיין אינם 'תורמים' פעילים, בגשם או ברוח.

נזכור גם שאנחנו בשליחות ותפקידנו קודם כל – להאיר אצלם את הניצוץ היהודי.

תזרעו רוחניות, תקצרו גשמיות

למה חשוב לשמור על קשר?

לשמור על קשר עם אנשים זה לייצר לעצמך קהילה אוהדת. קהילה אוהדת היא קהילה תומכת. כאשר תצטרך כתף וסיוע, הקהילה שלך תהיה שם בשבילך, בגשמיות וברוחניות, כל אחד לפי יכולותיו.

גם כישורים הם תמיכה, לא רק כסף. השתמש ביכולות של הקהילה והמקורבים שלך ככלי לסייע לפעילות ולצרכים שלך. לדוגמא, וסביר להניח שיצא לך להכיר: רואי חשבון, מתכנתי אפליקציות או אתרים, יזמים עסקיים, מנטורים, עורכי דין, גרפיקאים, קופירייטרים, סמנכ"לים, מנכ"לים, צבעים, נגרים, מנהלי מפעלים ועוד. לכל אחד יש יכולות לסייע לך, גם מבלי לדרוש תשלום.

תשמור על קשר נכון, תזרע זרעים ותקטוף פירות.

חשוב שנזכור, כל מקורב הוא קודם כל כדי שתאיר בו את הניצוץ הרוחני. רק אחר כך כל השאר.

 

תודה אבל עם כל הכבוד.. אין לי זמן לזה!

שימוש במערכות  CRM או במערכות תפוצה אוטומטיות יכול לסייע לך ביצירת תהליכים אוטומטיים. לך אין מה לעשות.

רק להזין עדכון במערכת, בדרך כלל בטופס מובנה שתוכל לעצב ולצרף תמונה או סרטון ומלל וללחוץ שלח

תוכל גם להגדיר משלוח אוטומטי פעם בתקופה, ואז אתה בכלל בהרגשה טובה!

לאחר מספר הגדרות שתגדיר, המערכת תשלח אוטומטית, בהתאם להגדרתך, הודעות ועדכונים על הפעילות.

לחץ כאן לקבלת ספקי שירות שיכולים לסייע לך ביצירת, שימור ופיתוח קהילה תומכת

יש אנשים שדורשים קשר יותר אישי.

יש מערכות שיתנו לך מענה של תזכורות, מוגדרות מראש, להרמת טלפון למקורב שתרצה – כמו זו ששמתי לה קישור כמה שורות למעלה.

המוסד שלי עדיין בלי הכנסות מספיקות למערכות כאלו!

אחלה! בשביל זה יש את גוגל.. GOOGLE, וכמו ששמעתי פעם, "חברו הטוב של האדם"

אנשי קשר בגוגל – יש

אימיילים בגוגל – יש

תזכורות בגוגל – יש (יומן, Keep)

אז מה נשאר לך לעשות עוד?

תתמקד. תגדיר מטרה. תתעד. תיצור קהילה. תקצור הצלחה!

 

לחץ כאן לקבלת ספקי שירות שיכולים לסייע לך ביצירת, שימור ופיתוח קהילה תומכת

המאמר אינו תחליף לייעוץ אישי ובא כמידע כללי לסייע לבית חב"ד שלך בפעילותו בהצלחה יתרה

בהצלחה רבה ומופלגה מתוך שמחה וטוב לבב

שמואל

 

נספח 

התהליך הכללי

תכנון גיוס כספים ה'תשע"ח

בית חב"ד ___________________________

 

מה הפעילות שאני מקיים (מה אני מספר לאנשים?)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

 

מטרה: השנה ארצה להגדיל את הקהילה שלי ב (מספר כמותי) ____________ אנשים איתם אני שומר על קשר רציף.

מטרה חלופית: _____________________________________________________________

_____________________________________________________________

 

מטרת ביניים: _____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

 

האנשים הראשונים שאליהם אפנה ואעדכן אותם בפעילות שלי:

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

למה קשה לי לפנות לאנשים?

  1. _________________________________________________________
  2. _________________________________________________________
  3. _________________________________________________________

 

האנשים שאני כן בקשר איתם, מה גורם לזה לקרות?

  1. _________________________________________________________
  2. _________________________________________________________
  3. _________________________________________________________

 

איך אני משלב את ההצלחה שלי עם האנשים שאני מצליח לשמור על קשר, כהתגברות על הסיבות שבעטיין אינני מצליח לשמור על קשר?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

 

הצעדים הבאים שלי על מנת להתקדם

  1. בתוך 24 שעות מעכשיו ______________________________________________________________________________________________________________________
  2. עד שבוע מהיום

______________________________________________________________________________________________________________________

  1. עד חודש מהיום ______________________________________________________________________________________________________________________

 

בעוד חודש מהיום אני רואה את מצב שימור הקשר שלי עם אנשים כך: (תאר בחופשיות)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

בהצלחה!

לחץ כאן לקבלת ספקי שירות שיכולים לסייע לך ביצירת, שימור ופיתוח קהילה תומכת

 

שתפו כל אדם שכלים אלו יכולים לסייע לו להצלחה!

תן בלבנו שנדע לומר על מה שהצלחנו

 לא בשמיים היא: תכנית עבודה לחודש החגים בימים אלו שלוחים רבים ממקדים את מרב תשומת לבם בהכנות אחרונות לקראת חודש החגים. תקופה עמוסה במשימות גשמיות

קרא עוד »

צוות בצוות עשויה

בניית צוות עבודה למוסד השליחות אנו מתקדמים צעד אחר צעד בהקמת מוסד השליחות שלנו. הגדרנו את קהל היעד, שזהו הצעד היסודי והחשוב ביותר, בנינו חזון,

קרא עוד »

לא די לראות. יש לעשות.

במאמר הקודם למדנו איך לכתוב את חזון השליחות שלנו, ועכשיו אכן יש לנו חזון והוא מודפס יפה באותיות מאירות עיניים וצבעוניות מולנו. אנו מתבוננים בו

קרא עוד »

הראשונה לשליחות

זה לא סוד. מוסדות שליחות מורכבים כיום מזוג, בעל ואשה – רב ורבנית. בחלק ממוסדות השליחות, בהתאם לחזון ולצרכים, מנהל המוסד הוא השליח. הרב, אשר

קרא עוד »
×
הי :)
אשמח לשמוע ממך..
שינוי גודל גופנים