הכרת המערכת הכספית ולימוד כיצד לנהל אותה בצורה נכונה

בהמשך למאמר הקודם, בו התחלנו לעסוק בכסף, כמרכיב בסיסי במערכת השליחות, החל בהבנה מהו כסף, מדוע חשוב לנהלו ומהם המרכיבים הקיימים במערכת הכספית. היום נלמד על כלים לניהול נכון של המערכת הכספית בבית ובמוסד השליחות, ובכללם: תזרים מזומנים, תקציב וקבלת החלטות כספיות. 

הנושאים אותם למדנו במאמר הקודם:

  • מבוא – חשיבות הניהול הנכון בענייני כספים
  • מהו כסף וכיצד הוא עובד
  • מרכיבי המערכת הכספית בבית ובמוסד

הנושא אותו נלמד במאמר זה: כלים לניהול נכון של המערכת הכספית בבית ובמוסד

 

  • כלים לניהול נכון של המערכת הכספית בבית ובמוסד

סדר ומעקב מתמיד – הן מילות המפתח והמרכיב הנכון והעיקרי של מערכת הכספית המנוהלת היטב. הסדר והמעקב במערכת הכספית גורם לכך שלא נוציא הוצאה במקום שהיא איננה נחוצה, שלא נוציא פעמיים על אותו דבר, שלא נצבור חובות אשר יותר מאוחר יביאו אותנו לשלם יותר מהנחוץ אם בגלל ריבית פיגורים או בגלל התייקרות או שצברנו חוב אשר התשלום עליו כעת מעיק עלינו יותר מאשר אם היינו משלמים אותו לשיעורין.

כיצד נכניס סדר במערכת? ובכן הבסיס לכך הוא תיוק נכון ומסודר של כל מרכיבי ההכנסות וההוצאות בקלסרים או קבצי מחשב, המאגדים כל מרכיב יחד. בקלסרים או קבצים אלה יהיה הסדר כדלהלן:

  • רישום מדויק של הכנסות והוצאות
    • מסמכי מרכיבי ההכנסה
    • כל מרכיבי ההכנסה שלנו יהיו רשומים ומתויקים בקלסר בפני עצמו, כאשר כל מרכיב מאוגד יחד. לדוגמא
      • כל תלושי המשכורת יחד.
      • כל העתקי הקבלות על כספים שקבלנו מתויקים יחד
    • מסמכי מרכיבי הוצאה
      • ספחי הצ'קים היוצאים- מתויקים בקלסר
      • קבלות על הוצאות
      • קבלות על תרומות, ורצוי שיהיה סעיף 46. מס הכנסה מכיר בחלק מסכומי התרומות שאנו נותנים לצורך ניכוי ממס ההכנסה שאנו משלמים. אמנם, זאת בתנאי שיש לנו קבלות עם סעיף 46 הנותן יכולת להכרה כזו. לכן צריך להשתדל לקבל קבלות עם סעיף 46. גם כאשר אנו מנהלים מוסד, ומקבלים תרומות, יש סיכוי סביר שהתורמים ירצו לקבל מאתנו קבלות עם סעיף 46.

סיכום

סדר ותיוק מסודר של המסמכים הקשורים להוצאות והכנסות כספיות הוא אבן היסוד של ההצלחה בניהול הכספי

  • תזרים מזומנים- הכלי הנכון למעקב מדויק על מצב הכסף הקיים בחשבוננו

חשוב מאד כמובן מאליו שהמערכת שלנו תהיה תמיד במצב של איזון הכנסות מול הוצאות, שכן באם ההוצאות יעלו על ההכנסות, נזדקק למימון נוסף כדי לשלם את ההוצאה היתרה על ההכנסה הקיימת.

כיצד נוכל לדעת מה מצבנו הכספי בכל רגע נתון? ובפרט שאנו מוציאים לעיתים צ'קים לפירעון מאוחר (צ'קים דחויים) ויתכן שגם משתמשים בכרטיס אשראי אשר דוחה את התשלום לזמן עתידי מסוים. בנוסף לכך יתכן שיש בחשבוננו הוראות קבע לתשלומים שונים. שלושת הגורמים האלה- צ'קים דחויים, כרטיסי אשראי ותשלומים אוטומטיים יכולים לגרום לחוסר איזון במערכת הכספית באם לא נעקוב אחריהם בזהירות הראויה.

הכלי הנכון למעקב כזה הוא הכלי הנקרא תזרים מזומנים.

תזרים מזומנים הינו כלי פשוט למדי המורכב מטבלת אקסל המסוגלת לערוך חישובים בסיסיים ולתת לנו בכל זמן נתון את המצב של המערכת הכספית שלנו.

הבסיס התיאורטי לכלי תזרים מזומנים הוא בניית בסיס נתונים פשוט של הכנסות כספיות לפי תאריך הכנסתן, מול הוצאות כספיות נכונות לתאריך הוצאתן. כלי התזרים מזומנים עושה  עריכת השוואה בין ההכנסות הקיימות והצפויות, לבין ההוצאות הקיימות והצפויות. כל הכנסה נרשמת בתאריך בו היא מתבצעת או בתאריך בו היא צפויה. למשל, באם אנו מקבלים משכורת בעשירי לחודש וסכום המשכורת ידוע, או לפחות מוערך, אנו רושמים זאת כהכנסה צפויה לתאריך העשירי לחודש. באם אנו יודעים שבשני לחודש נכנסת לחשבון הבנק שלנו קצבת הילדים הממשלתית, אנו רושמים זאת כהכנסה צפויה, עליה אפשר להסתמך לצורך הוצאה לתאריך זה.

מה נותן לנו כלי זה המכונה תזרים מזומנים?

הערך המוסף העיקרי מכלי התזרים מזומנים, הוא היכולת להגיע למצב שבו נדע בכל רגע נתון האם מצבנו הכספי מרשה לנו לעשות הוצאה מסוימת, או באם כרגע אין אפשרות להוציא כסף, מתי כן יהיה אפשר לעשות זאת. מכיוון שהכלי עובד לפי תאריכי הכנסה והוצאה, אנו יכולים לבדוק גם לגבי תאריכים עתידיים מה יהי מצבנו הכספי אז ולעשות החלטות ברורות לגבי הוצאותינו.

כמובן שכלי זה- תזרים מזומנים יכול להיות יעיל ומדויק בתנאי ברור שאנו נקליד את הנתונים באופן ברור, מדויק ועקבי.

להסבר על שימוש בתבנית תזרים מזומנים באמצעות אקסל לחצו כאן

סיכום

תזרים מזומנים הוא כלי הנותן לנו אפשרות לבקרה ושליטה על מצבנו הכספי בכל רגע נתון בהווה או בעתיד.

  • תקציב – מהו התקציב ומה התועלת ממנו?

תקציב הינו כלי לתכנון המערכת הכספית שלנו לעתיד, אם לפעילות שוטפת, או למשימות מתוכננות.

הוא מורכב מתכנון ההוצאות הצפויות וכנגדן ההכנסות הצפויות האמורות לכסות הוצאות אלה.

בדרך כלל נתכנן תקציב לחודש הקרוב, לשלושת החדשים הקרובים או לשנה הקרובה, או למשימות שונות וייעודיות. המקובל במוסדות הוא תכנון תקציבי לשנה קדימה, כאשר התקציב הוא חלק אינטגראלי בתכנית העבודה השנתית של מוסד השליחות. צריך להבין שאנו מדברים כאן על תקציב תפעולי של כלל מערכת העבודה של הבית או המוסד, בהבדל מתקציב נקודתי וייעודי של מבצע זה או אחר, כמו – התוועדות, בניית מערכת שיעורים, עריכת מסיבת יום הולדת וכדו', מבצע ל"ג בעומר וכדו', אשר כל פרויקט צריך כמובן בניית תקציב כדי לבצע אותו.

על עצם בניית התקציב נדבר במאמר בפני עצמו וכאן נציין שזהו אחד הכלים המרכזיים לניהול המערכת הכספית.

סיכום

תקציב הוא כלי עבודה כמו כל כלי אחר ותפקידו לתת לנו אפשרות לתכנן את עתידנו הכספי כדי להיות מסוגלים לבצע את המטלות המוטלות עלינו גם בבית וגם במוסד תוך תכנון העתיד ומוכנות כספית מתאימה לגביו

  • מערכת קבלת החלטות על הכנסות והוצאות

על כל סכום כסף אותו עלינו להוציא יש צורך בהחלטה שאכן עלינו להוציא אותו. אמנם יש הוצאות המתבצעות ללא כל החלטה מיוחדת אלא ככורח החיים, כמו למשל הוצאות על מזון, או תשלום חשמל, מים, גז וכדו'. אפילו מילוי מיכל דלק, שבימינו כרוך בהוצאה לא קטנה בכלל, איננו עובר בדרך כלל דיון מעמיק כיוון שזה נחשב כחלק מכורח ההוצאות הנכפה עלינו בחיי היום יום. אמנם ישנן הוצאות לא מעטות אשר לגביהן יש צורך בבחירה והחלטה האם להוציא אותן או לא. למשל הוצאות ביגוד. מעבר לביגוד הבסיסי, כאשר אנו חושבים לקנות בגד חדש אנו עושים שיקול דעת, האם צריך, האם כדאי ולבסוף, האם יש לנו די כסף להוצאה זו של קניית בגד חדש. באם החלטנו בחיוב, הרי ההוצאה מתבצעת. באם החלטנו שכעת אין מקום להוצאה זו, הרי חסכנו לעצמנו כסף זה לפחות לזמן הנתון.

מה היא מערכת השיקולים להוצאה או אי הוצאה ומי הם שצריכים להחליט על כך?

העיקרון הבסיסי אומר, שלגבי כל הוצאה שהיא מעבר לשגרה, כדאי שיהיו יותר מאדם אחד המחליט עליה. יש לכך כמה סיבות:

  • אדם קרוב אצל עצמו ונוטה להחליט ביתר קלות על הוצאה כספית אשר תסייע לו אם באופן אישי או בעבודתו.
  • לכל אדם אופי משלו. יש אנשים שהאופי שלהם הוא ספונטני והם נוטים להוצאות כספיות בלי שיקול מעמיק. זה לא אומר שההוצאה איננה נחוצה, אבל יתכן שלפעמים אפשר להסתפק בהוצאה קטנה יותר או לדחות את ההוצאה לזמן יותר מאוחר. רואים באגרות ק' של הרבי שליט"א מלך המשיח, שמייעץ לקחת עוד אנשים שאופיים יותר מתון כדי לקבל החלטה יותר מאוזנת.
  • כאשר ההחלטה היא משותפת, ובעיקר כאשר מדובר בתא המשפחתי, יוצרת ההחלטה המשותפת, תחושה של עשייה משותפת ושותפות לאחריות הנגזרת כתוצאה מההחלטה דבר הנותן יותר כוח למשפחה כגוף. וכן הרגשה של הרמוניה.

מה היא מערכת השיקולים לפיה צריכה להתנהל קבלת ההחלטות על הוצאות כספיות?

  • בדיקה מה היא המטרה של ההוצאה הכספית והאם היא מתאימה עם המטרה כללית של עבודתנו וענייננו.
  • מה הוא הערך המוסף שהוצאה זו תביא לבית או למוסד והאם הערך המוסף הזה מספיק בהשוואה להוצאה.
  • האם יש די כסף במערכת הכספית שלנו כדי לתמוך בהוצאה זו, ובאם לא – האם יש מקור הכנסה לכיסוי הוצאה זו?
  • באם התשובה לשלוש השאלות הראשונות היא כן! צריך לבדוק, עד כמה נחוצה הוצאה זו דווקא כעת. בהוצאות משפחתיות זה יכול להיות החלטה על יציאה לנופש במלון או בצימר, או רכישת פאה חדשה או ז'קט חדש, או לשלוח את הילד לחוג העשרה שהוא רוצה בו או שההורים חושבים שיועיל לו.

במוסד זה יכולה להיות החלטה על נתינת בונוס לעובדים לרגל חג, או רכישת ציוד חדש לחדר קבלת קהל, או רכישת מערכת הגברה משוכללת או מרכזיית טלפונים חדישה יותר מהקיימת, או השקעה בפרסום פעילות שהמוסד עושה, או בקבלת עובד חדש, רכישת כלי עבודה וכדו'.

מי הם המחליטים?

במשפחה כדאי כמובן שההורים יחליטו בדרך כלל יחד על הוצאות שהן מעבר לשגרה. יתכן מאד שכאשר הילדים מתבגרים וגדלים, כדאי לשתף אותם בחלק מהחלטות אלה מכיוון שכבר יש להם יכולת שיקול הדעת וגם בגלל הרגשת השותפות המשפחתית. יכול להיות גם שהילדים בעצמן יחליטו על הוצאה מסוימת שהם יישאו בה. כמו למשל לשלוח את ההורים ל- 770 או למלון או לארוחה במסעדה וכדו'.

במוסד, בדרך כלל ברוב ההחלטות הכספיות מעורה מנהל המוסד וכך רצוי שיהיה מכיוון שלמנהל יש אחריות לתוצאות ההוצאה. ליד המנהל כדאי שיהיה המזכיר בכללי של המוסד שהוא בדרך כלל ממונה על המערכת הכספית ויש לו שיקול דעת לגבי ההוצאות וכן לגבי התועלת שהן מביאות. בנוסף לכך כדאי שמנהל הפרויקט שעליו מדובר יהיה מעורב בהחלטה אם כי זה לא תמיד נחוץ.

ככלל צריך שלכל מוסד יהיה גוף מנהל המורכב בד"כ מהמנהל הכללי, המזכיר הכללי ועוד אדם ניטרלי בעל שיקול דעת  ואכפתיות למטרות המוסד. גוף זה צריך לשבת לפחות פעם בחודש כדי לדון בהתפתחות המוסד ומה הן ההחלטות הצריכות להתקבל כדי שהמוסד יגיע למטרותיו.

גוף זה יכול לקבל גם החלטות כספיות הנוגעות להתפתחות המוסד.

סיכום:

ישנן הוצאות כספיות שהן דבר שבשגרה כחלק מניהול שוטף של המוסד בהתאם למטרותיו, לגבי הוצאות אלה בד"כ כלל אין צורך בהחלטות מיוחדות. לגבי הוצאות שמעבר לשגרה, הן בבית והן במוסד, יש צורך בקבלת החלטות משותפת, בבית על ידי  ההורים או בשיתוף הילדים הבוגרים ובמוסד על ידי גוף מנהל. קבלת ההחלטות צריכה להיות לאחר שיקול דעת המתחשב במטרת ההוצאה, הערך המוסף שהיא תביא והנחיצות שלה דווקא עכשיו וכן האם יש די כסף לבצע אותה, או שיש אפשרות לגייס את הכסף הנחוץ.

 

לסיכום, שמירה על עקרונות בניהול הכספי כאשר כלל הברזל הוא שלכל הוצאה מתוכננת צריכה להיות כנגדה הכנסה. מעקב מתמיד על מצב תזרים המזומנים, יצירת תקציב מסודר ועמידה בו וכן שמירה על שאר כללי הניהול הכספי, תוכל להביא אותנו, בבית ובמוסד השליחות ליכולות עבודה הולכות וגדלות ולהצלחה גדלה והולכת, לנחת רוח הרבי שליט"א מלך המשיח ולנחת רוח לכולנו. במאמר הבא בע"ה נלמד על העקרונות בניהול המערכת הכספית בבית ובמוסד.

 

בהצלחה רבה בעבודת השליחות

שמריהו הראל

 

 

שתפו כל אדם שכלים אלו יכולים לסייע לו להצלחה!

תן בלבנו שנדע לומר על מה שהצלחנו

 לא בשמיים היא: תכנית עבודה לחודש החגים בימים אלו שלוחים רבים ממקדים את מרב תשומת לבם בהכנות אחרונות לקראת חודש החגים. תקופה עמוסה במשימות גשמיות

קרא עוד »

צוות בצוות עשויה

בניית צוות עבודה למוסד השליחות אנו מתקדמים צעד אחר צעד בהקמת מוסד השליחות שלנו. הגדרנו את קהל היעד, שזהו הצעד היסודי והחשוב ביותר, בנינו חזון,

קרא עוד »

לא די לראות. יש לעשות.

במאמר הקודם למדנו איך לכתוב את חזון השליחות שלנו, ועכשיו אכן יש לנו חזון והוא מודפס יפה באותיות מאירות עיניים וצבעוניות מולנו. אנו מתבוננים בו

קרא עוד »

הראשונה לשליחות

זה לא סוד. מוסדות שליחות מורכבים כיום מזוג, בעל ואשה – רב ורבנית. בחלק ממוסדות השליחות, בהתאם לחזון ולצרכים, מנהל המוסד הוא השליח. הרב, אשר

קרא עוד »
×
הי :)
אשמח לשמוע ממך..
שינוי גודל גופנים