בניית צוות עבודה למוסד השליחות

אנו מתקדמים צעד אחר צעד בהקמת מוסד השליחות שלנו. הגדרנו את קהל היעד, שזהו הצעד היסודי והחשוב ביותר, בנינו חזון, כתבנו את יעדי הביניים. אנו באמת מוכנים לעבודה. אבל האמנם? נראה שחסר לנו משהו. חסרים לנו העובדים אשר יביאו תכנית העבודה לידי פועל טוב.

אני רוצה להסביר היטב. אמנם אנחנו באמצע כתיבת תכנית עבודה, ולכאורה עדיין אין צורך בעובדים, כיוון שהתכנית רק נכתבת. אמנם מכיוון שבהרבה מקרים של מוסד שליחות, המוסד כבר מתפקד וכבר מפעיל אירועים בתחומים שונים, יש לנו צורך בעובד או עובדים אשר כבר יפעלו ויארגנו ויעבדו עם קהל היעד שלנו, ולכן אנו רוצים ללמוד דווקא עכשיו את נושא הגדרת תפקידים ובחירת העובדים.

כהתחלה טובה ומוצלחת נלמד את הכלל הראשון בקבלת עובדים למוסד, והוא:

אנו נשתדל תמיד ובכל מקרה, להכניס למעגל העבודה איש או אשת צוות, רק לאחר שנגדיר את תחום הפעילות והאחריות שלו או שלה ונוכל לתאר להם באופן מדויק מה תפקידם ומה הדרישות אותן הם צריכים למלא.

מדוע?! מכיוון שהבאת איש צוות ללא הגדרת תפקיד יוצרת חוסר מיקוד אצלו ואצלנו, בזבוז גדול של זמן ומאמץ והרבה תסכול של מנהלי המוסד ושל העובד אשר לא בדיוק יודע למה הביאו אותו ואינו יכול להביא את יכולותיו וכישוריו לידי פועל. זהו כלל חשוב אשר יביא לנו הרבה תועלת בהמשך עבודתנו.

אמשיך ואומר, שפעמים רבות, מנהלי מוסדות שליחות מבקשים מבחורים או אברכים להיכנס לעבודה במוסד, למרות שאינם יכולים להגדיר להם תחום עיסוק מסוים שהם יעבדו בו. דבר זה גורם לכך שהבחור או האברך נמצא במוסד השליחות אבל איננו יודע בעצם מה הוא עושה בו. דבר זה מכביד עליו וכן על הנהלת המוסד. לפעמים יכול תהליך כזה להימשך זמן רב ולהביא למצבים לגמרי לא רצויים. לכן, אם רצונכם להכניס עובד הוא תוצאה של הרגשה, או דחף כלשהו אבל אינכם יכולים למצוא את הגדרת התפקיד הנכונה לעובד, כנראה שבאמת אין צורך כרגע בעובד נוסף וכדאי שלא להכניסו.

אחרי שהתבוננו היטב בכלל זה והפנמנו אותו, הבה נלמד יחד כיצד להגדיר תפקיד לעובד.

הגדרת התפקיד

ובכן, הגדרת תפקיד, היא למעשה נגזרת של הגדרת תחומי הפעילות של מוסד השליחות. את תחומי הפעילות אנו מגדירים כתוצאה של יעדי הביניים (אותם למדנו להגדיר במאמר הקודם) ותכניות העבודה להבאתם לפועל. נכון, עדיין לא כתבנו את תכניות העבודה של יעדי הביניים, אבל ישנם יעדי ביניים פשוטים יחסית, אשר נוכל מהם ללמוד את הגדרת התפקידים.

אחד מיעדי הביניים המרכזיים לכל סוג מוסד שליחות, הוא ניהול תחום הפעילות – יצירת וכתיבת תכנית פעילות לקהלי היעד השונים לאורך מעגל השנה והבאתה לפועל. כדי להביא יעד ביניים זה לידי פועל אנו זקוקים לבעל תפקיד – אדם אשר תחומי הפעילות שלו נגזרים ממטרת יעד הביניים: יצירת וכתיבת תכנית פעילות לקהלי היעד השונים לאורך מעגל השנה והבאתה לפועל.

תחומי הפעילות הנחוצים בתחום פעילות זה

  • כתיבת תכנית לפעילות במעגל השנה עם קהלי היעד שלנו
  • הבאת תכנית העבודה לפעולה על ידי ארגון והפעלת האירועים והפעילויות השונות לאורך השנה
  • עבודה מול גורמי פנים במוסד ומול גורמי חוץ כמו עירייה, ספקים שונים, עובדים זמניים, חתימת חוזי פעולה מולם
  • אחריות על כספים, כוח אדם, יחסי עבודה פנים וחוץ, אחריות על קהל היעד להגעה ולפיזור

לאחר שהגדרנו את תחומי הפעילות (שהם פועל יוצא של העבודה הצריכה להתבצע), אנו מגדירים לעובד את תחומי האחריות, כלומר על מה הוא יהיה אחראי בעבודתו. אמנם במקרים רבים הם יהיו דומים לתחומי הפעילות, אלא שכאן מתווסף להם מימד האחריות שהוא מימד כבר משקל, שכן כאן מתקשר העובד לאחריותו לביצוע התפקיד ולכך שאליו יבואו לראות שאכן הדברים מתבצעים כנדרש והתוצאות הן משביעות רצון.

תחומי האחריות של התפקיד

  1. אחריות לכתיבת תכנית העבודה לפעילות כל השנה עם קהלי היעד השונים (ילדים, נוער, בוגרים, נשים ועוד סוגים)
  2. אחריות לבניית מערכת עבודה להבאת תכנית העבודה לפועל
  3. אחריות על עובדים
  4. אחריות על תכנון כספי ותכנון תקציב לפעילויות, קבלת כספים והעברתם למחלקה הכספית של המוסד
  5. אחריות על קהל היעד המשתתף בפעילויות
  6. אחריות על ציוד רלוונטי
  7. אחריות להפעלת האירועים.

לאחר שכתבנו את תחומי האחריות של התפקיד, אנו מפרטים את סוגי הפעולות הכלליים שהעובד יצטרך לבצע בתפקידו. מובן לגמרי שפירוט זה הוא יותר למידע מאשר להגדרה מדויקת. כלומר אם מזדמנת לעובד בתוך כדי עבודתו פעולה אשר אינה רשומה בפירוט הפעולות, אמנם היא נדרשת לביצוע התפקיד, בוודאי שהוא צריך לבצע אותו. הפירוט נועד רק להקל על העובד וכן על המוסד למידע כללי אילו פעולות הוא נדרש לבצע.

פירוט הפעולות שיהיו בתפקיד זה

  • כתיבת תכניות עבודה
  • כתיבת מסמכים שונים הנדרשים ותיוקם בסדר
  • מציאת וקבלת עובדים לביצוע הפעילויות
  • הגדרת התפקידים לעובדים אלה
  • ארגון פעילויות על כל הבחינות שלהן
  • פרסום מסוגים רבים
  • מו"מ מול ספקים
  • חתימת חוזים מול ספקים
  • ארגון הסעות

בהמשך הגדרת התפקיד, אנו מפרטים את הנושאים הבאים:

זמני העבודה – אילו ימים ואילו שעות מוגדרות לתפקיד. גורם זה תלוי כמובן בזמן הנחוץ למילוי התפקיד. בדרך כלל במוסד שליחות אפשר להסתפק בכמה שעות ביום, אמנם עם התרחבות העבודה ועבודה עם קהלי יעד רבים, יתרבו ימי העבודה וכן שעות העבודה. מנהל המוסד צריך לעשות חישוב אמיתי לגבי הזמן הנחוץ ולתת לעובד מספיק ימי ושעות עבודה כדי למלא את תפקידו בצורה הטובה ביותר.

מקום העבודה וציוד מתאימים – יש צורך לתת לכל עובד מקום עבודה מתאים – משרד עם ציוד מתאים לעבודתו. צריך להבין וכן להפנים שכל עובד זקוק, לשם הצלחת עבודתו לציוד טוב ומתאים לעבודתו. אנו כמנהלי המוסד צריכים לשאוף לכך  שהעובד יקבל את התנאים הטובים ביותר להצלחת העבודה שהוא או היא עושים.

ישיבות עבודה – צריך להגדיר את תכיפות ישיבות העבודה של העובד עם מנהל המוסד או מנהל תחום העבודה. ישיבות העבודה נותנות מקום לליבון דברים, להעלאת בעיות ופתרונות לבעיות, לתיאום ציפיות ולבירור נקודות קושי. ישיבות עבודה הן גורם חיוני להצלחת עבודתו של עובד ואין אפשרות למוסד להצליח בעבודתו בלעדיהן.

הגדרת תחומי ההצלחה ותיאום ציפיות – בגדרי התפקיד יש צורך לכתוב מה נחשב להצלחה מבחינת המוסד. למשל – כאשר מארגנים אירוע התוועדות לח"י אלול, אפשר להגדיר שהצלחה תהיה אם ישתתפו -300, או 1,000 משתתפים, תלוי בגודל קהל היעד ובתנאי המקום והזמן. אמנם בישיבות העבודה צריך להיות תיאום ציפיות בהן יכול העובד המארגן את האירוע לציין שלאור התנאים המסוימים, יתכן ולא יבואו יותר מכך וכך משתתפים ואז, בהתאם לכך אפשר להוריד את רמת הציפייה, או ליצור תנאים מתאימים להבאת מספר משתתפים גבוה.

שכר – יש לקבוע לעובד שכר הוגן לעבודתו במוסד. השכר תלוי כמובן בתחום העבודה, במקובל במשק וביכולתו של המוסד. ועם זאת כדאי שמוסד השליחות שלנו ישים לנגד עיניו את הכלל שאנו מעוניינים תמיד לשלם שכר הוגן תמורת העבודה המתבצעת, ושלעובד עצמו תהיה הרגשה ברורה שהוא או היא מקבלים שכר הוגן.

כדאי גם לקבוע את הכלל שכל סכום בשכר הוא סכום ברוטו בתלוש השכר. אין לדבר על שכר נטו. דבר זה מגן הן על העובד והן על המוסד מהשלכות עתידיות.

תקופת ניסיון – אמנם אנו ננסה למצוא את העובד או העובדת המתאימים למילוי התפקיד מבחינת כישוריהם ויכולותיהם ויתכן שנקבל המלצות טובות עליהם ממכירים וכדו'. אמנם תמיד וללא יוצא מן הכלל יש לקבוע תקופת ניסיון לבדיקת התאמת העובד לביצוע תפקידו. אני ממליץ שתקופת הניסיון תהיה בנויה משלוש תקופות משנה:

  1. זמן של כמה ימים לבדיקת התאמת העובד לא רק למילוי תפקידו אלא בעיקר להתאמתו למערכת העבודה הקיימת. יתכן שעובד מסוים הוא מאד מתאים מבחינת הכישורים, אבל לא מתאים מבחינת האישיות למוסד שלנו. באם הצליחה בדיקת ההתאמה, נעבור ל:
  2. תקופה נוספת לבדיקת תפיסת העובד את מהות עבודתו ותחומי הפעילות והאחריות שלה.
  3. לאחר שהעובד הראה שאכן תופש את עבודתו ותחומי פעילותו, אנו רוצים לראות כיצד הוא מפתח בפועל על ידי יוזמה ותושיה את תחום הפעילות המוטל עליו.

כדאי, בסיום כל תקופת ניסיון, לערוך סיכום כתוב ולשתף את העובד בסיכום כדי שיידע היכן הוא עומד מבחינתנו.

סיכום

לאור העובדה שיש לנו יעדי ביניים ואנו רוצים עובד או עובדים לביצוע פעולות מוסד השליחות שלנו, בנינו הגדרת תפקיד, אשר נותנת לנו כלי למציאת וקליטת עובד מתאים אשר יבצע את העבודה בצורה מוצלחת ויפתח אותה. בנינו הן את הגדרת מסגרות העבודה והן את התמורה שהעובד יקבל עבור עבודתו והן את מדדי ההצלחה כדי שנדע שאכן אנו מתקדמים לעבר מטרות המוסד שלנו. הקפדה על שמירת הכללית הכתובים כאן תביא בע"ה להצלחה.

שתפו כל אדם שכלים אלו יכולים לסייע לו להצלחה!

עין טובה – הרב גרוזמן

פודקאסט שליחות נועד להעביר מידע בגוף ראשון משלוחי הרבי אל כלל השלוחים הפועלים בעולם. בפודקסאט מספר 2 פגשנו את הרב גרוזמן, שליח הרבי לראשון לציון.

קרא עוד »

תן בלבנו שנדע לומר על מה שהצלחנו

 לא בשמיים היא: תכנית עבודה לחודש החגים בימים אלו שלוחים רבים ממקדים את מרב תשומת לבם בהכנות אחרונות לקראת חודש החגים. תקופה עמוסה במשימות גשמיות

קרא עוד »

צוות בצוות עשויה

בניית צוות עבודה למוסד השליחות אנו מתקדמים צעד אחר צעד בהקמת מוסד השליחות שלנו. הגדרנו את קהל היעד, שזהו הצעד היסודי והחשוב ביותר, בנינו חזון,

קרא עוד »

לא די לראות. יש לעשות.

במאמר הקודם למדנו איך לכתוב את חזון השליחות שלנו, ועכשיו אכן יש לנו חזון והוא מודפס יפה באותיות מאירות עיניים וצבעוניות מולנו. אנו מתבוננים בו

קרא עוד »
×
הי :)
אשמח לשמוע ממך..
שינוי גודל גופנים