תכנית עבודה - גשר על המים

הבנה והפנמה נכונה של תכנית העבודה

הבנה והפנמה נכונה של תכנית העבודה

במאמר מס' 8 בסדרת מאמרים זו, ובמאמרים שאחריו, כתבנו באריכות על חשיבות תכנית העבודה ומרכיביה. לאחר מכן, התעמקנו בפרטים הקשורים בעבודה השוטפת במוסד השליחות שלנו.

על מנת להעניק הבנה נכונה ומיקוד מסודר של עניין תכנית העבודה. נחזור במאמר זה על כל נושא תכנית העבודה ופרטיה. מה מהותה? מה חשיבותה ומהו מבנה תכנית העבודה. דבר זה יצייר במוחנו תמונה מסודרת אשר לאורה נעבוד בהמשך.

נכון לציין שלתכנית עבודה יש מבנה קבוע ומסודר אשר כאשר לומדים אותו, הוא עושה את עבודת התכנון קלה בהרבה. היתרון של מבנה זה של תכנית העבודה הוא שכל סעיף בה, הוא נגזרת של הסעיפים הקודמים לו ולכן בדרך כלל, לא יוכל שום פרט חיוני להיעלם ולהשמט בעת ההכנות שלנו לפעולה.

ובכן, הבה נתבונן

הנושאים עליהם נלמד במאמר זה

  • מה היא תכנית עבודה והסעיפים מהם היא בנויה
  • כתיבת קהל היעד וצרכיו והגדרת היעדים
  • הגדרת השיטה ודרכי הפעולה העיקריות והמפורטות
  • המשאבים בתכנית העבודה

מה היא תכנית עבודה

כאשר מוטלת עלינו משימה, ובמקרה זה, הפעלת מוסד השליחות שלנו, הרי כדי לבצע משימה זו בצורה טובה תוך התחשבות מכסימלית במשימה שהוצבה בפנינו, עלינו לבנות מערכת עבודה מתאימה שתיתן לנו את האפשרות לבצע משימה זו.

מערכת העבודה  מוכללת מהרבה פרטים המתחלקים בדרך כלל לשישה מרכיבים עיקריים:

  • אנשים – כלומר אנחנו ועוד בעלי תפקידים אותם נכניס למערכת העבודה כל אחד עם תחום הפעילות שלו או שלה.
  • מבנים – כלומר המבנים הנחוצים , כמו למשרדים, אכילה, הרצאות ופעילות, בהם שוכן המוסד שלנו ופועל את פעולותיו
  • ציוד – כל פריטי הציוד אשר בהם נשתמש בעבודתנו השליחותית, ממחשב ועד שולחן, מעט ועד מדפסת.
  • שינוע – כיצד נשנע את עצמנו ואת קהל היעד שלנו.
  • כספים – חישוב ופירוט הכספים הנחוצים לכל הוצאות הפעילות, כמו- משכורות לעובדים, שכירות המבנים, תשלום לספקים שונים ועוד.
  • לוחות זמנים – פירוט הזמנים אם לביצוע אירועים במעגל השנה, או פעולות רבות שנפעל עם קהלי היעד שלנו. או לוחות הזמנים להתפתחות המוסד וכדו'.

כדי לשים כל מרכיב של מערכת העבודה במקומו ובזמנו הנכון, עלינו לבנות תכנית. תכנית זו נקראת תכנית העבודה.

תכנית העבודה, היא הכלי אשר אנו נבנה ובו נשתמש, כדי לסדר את כל מרכיבי מערכת העבודה ולהוציא לפועל את המשימות שהוטלו עלינו או שאנו הטלנו על עצמנו כדי להגשים את חזון המוסד שלנו ולמלא את צרכיו של קהל היעד שלנו.

תכנית העבודה אשר נבנה, תגדיר בראש ובראשונה- מה הם יעדי העבודה, כלומר לאן אנו רוצים להגיע, מה תהיה שיטת העבודה, באילו תחומים נפעל ומה הם המשאבים הנחוצים לנו, מה יהיה תפקידם במערכת העבודה וכיצד ישתלב כל אחד מהם בתכנית העבודה כדי להביא להשגת היעד.

מכורח הגדרה זו של תכנית העבודה, הרי שבהעדר תכנית עבודה, נמצא את עצמנו, ברוב המקרים, במצב שבכל רגע נתון אנו צריכים להמציא מחדש מה לעשות כרגע במערכת העבודה, מכיוון שאין תכנית וצריך כל הזמן להחליט מחדש מה יהיה המהלך הבא.

מרכיבי תכנית העבודה

  • הגדרת קהל היעד אליו אנו מכוונים את פעילותנו ומה הם הצרכים הרוחניים והגשמיים שלו
  • החזון תמונה עתידית של מוסד השליחות שלנו כפי שהוא מתפתח לענות על צרכי קהל היעד
  • יעדי הביניים מטרות בדרך העבודה להגשמת החזון
  • שיטת העבודה מעין תרשים זרימה מילולי של דרך עבודתנו הכוללת את סוגי האנשים שיעבדו, המבנים, הציוד ודרך הפעולה הכללית של מוסד' השליחות העתידי שלנו
  • דרכי הפעולה – תיאור דרכי פעולה עיקריות להפעלת מערכת העבודה בדרך להשגת היעדים והחזון, ולאחר מכן דרכי פעולה מפורטות

 

  • המשאבים הנחוצים – להפעלת תכנית העבודה שלנו. בדרך כלל יהיו 6 סוגי משאבים כפי שהם מפורטים כאן

 

  • כוח אדם, הנחוץ לנו
    • הגדרת תפקידים ותחומי אחריות
    • האצלת סמכויות
  • מבנים
  • ציוד
  • שינוע – כלומר כיצד ננוע אנחנו, או קהל היעד שלנו ממקום למקום
  • כספים
    • עלויות בהפעלת מערכת העבודה
    • מקורות הכנסה וייעודם
    • בניית תקציב
  • זמן
  • נוהלי עבודה
  • ניהול סיכונים

סיכום

תכנית העבודה שמה את מרכיבי מערכת העבודה בסדר הנכון ונותנת למנהל את הכלי להתקדמות מסודרת להשגת המטרה.

פירוט מרכיבי תכנית העבודה

  • קהל היעד וצרכיו

אנו מתארים את קהל היעד שלנו והצורך שקיים, אם צורך גשמי או צורך רוחני, ואת הסיבות הכלליות או המפורטות יותר אשר מביאות לצורך בסיוע שלנו. אנו מסבירים את חשיבות המשימה המוטלת, מי הם האנשים או מוסדות וכדו' הזקוקים לסוג זה של סיוע ומה היא הכוונה הכללית של שליחותנו כלפי קהל יעד זה.

לדוגמא בשכונת חב"דילאנד גרות כאלף משפחות יהודיות- הורים, ילדים סבים וסבתות, נוער מסוגים שונים, תיירים ועוד. בעיר יש בתי כנסת ומוסדות חינוך. אין בעיר מוסדות חינוך תורניים או מוסדות תורניים בכלל. היהודים בעיר זו מעוניינים שילדיהם ירכשו ערכי חינוך יהודים בסיסיים לפחות, והביעו את רצונם שבמקום ייפתח בית חב"ד אשר יתן מענה לצרכי היהדות לכל גווני  האוכלוסיה

דוגמא נוספת הצורך להקמת מעון בשכונה בה יש בית חב"ד בהמשך לפעילות בית חב"ד בשכונת שפירא בתל אביב, ולאור העובדה שרבים מתושבי השכונה בוחרים בכוון של שמירת תורה ומצוות כדרך חיים, מתעורר הצורך בקיום מוסדות חינוך על טהרת הקודש ובזמן זה בעיקר במעון לחינוך מהגיל הצעיר ביותר. מעון כזה יתן לאוכלוסיה המקומית את התשובה המתאימה לרצונם בחינוך תורני כבר מגיל ינקות

בשתי דוגמאות אלה מתואר קהל היעד ומתוארים הצרכים הרוחניים המביאים לצורך במוסד שליחות במקומות אלה.

סיכום

תיאור קהל היעד וצרכיו הוא נתון יסודי לבניית תכנית העבודה

דוגמא לחזון (לאור הדוגמא שלמעלה של קהל היעד בשכונת חב"דילאנד וצרכי קהל יעד זה, אנו מגדירים את החזון העונה לצרכי קהל היעד)

החזון

תמונת על, בסיום 5 שנים של תכנית העבודה

בשכונת חב"דילנד ישנו בית חב"ד השוכן בבניין גדול בן 4 קומות והמאכלס בקומת הקרקע שלו את משרדי בית חב"ד וכן חנות גדולה לתשמישי קדושה המספקת את צרכי ספרי הקודש, תפילין ומזוזות של תושבי השכונה והסמוכות, וכן של בתי חב"ד רבים בכל האזור.

בקומה השנייה של הבניין שוכנת כבוד מסעדה כשרה למהדרין ומפוארת, המושכת אליה רבים מכל רחבי הארץ. המסעדה מנוהלת על ידי גורם פרטי, אמנם בחוזה נרשם שלילות השבת והחגים, שייכים בלעדית לבית חב"ד, העורך אז סעודות שבת לכל דכפין.

בקומה השלישית של הבניין, בית כנסת נאה ומכובד, ובו גם מקום להתוועדויות בימים של פגרא ובכלל.

הקומה הרביעית משמשת סניף לתנועת הנוער צבאות השם, אשר בו משתתפים כ- 750 ילדים מכל השכונות בסביבה.

בערבי שבת וחג  מחלק בית חב"ד סלי מזון למשפחות נזקקות, במכלול מבצע מעות חיטים.

בשכונה יש 5 גני ילדים ומעון גדול ובהם כ- 200 ילדים כ"י, הלומדים על טהרת הקודש.

בית ספר ממ"ד חב"ד ובו כ- 300 תלמידים וכן ישיבה קטנה ובה 50 תלמידים בשני שיעורים- א, ב.

צוות הפעילות של בית חב"ד מונה, את מנהל בית חב"ד- מנדי חיים, החולש על כל הפעילות. לימינו רכז פעילות האחראי לכל הפעילות העל מוסדית, מהפעלת צבאות השם, דרך ארגון ההתוועדויות בבתי הכנסת בימי פגרא והשיעורים ברבים הנמסרים בכל בתי הכנסת, מבצעי זיכוי הרבים במשך כל השנה בחגים והמועדים וכן בימי החול. מנהל בית הספר ומנהל הגנים. מזכירה מקצועית  ואיש אחזקה האחראי לתקינות המבנים והציוד. הצוות נעזר בבחורים הבאים לפי הצורך מישיבת חב"ד ברמת אביב ומכפר חב"ד.

בכל שבתות השנה, מגיעים צוותי בחורים להקהיל קהילות בבתי הכנסת בשכונות ולעריכת מסיבות שבת עם הילדים. הדגש העיקרי במסיבות השבת, הוא על 12 הפסוקים, לימוד במוסדות חב"ד  והירשמות לצבאות השם בסניף המקומי.

פעילות בבתי הכנסת, בתי הספר וברחובות השכונה מתקיימת סביב מעגל השנה בחגים והמועדים.

בנוסף לשיעורים בבתי הכנסת, מתנ"סים ובתי גיל הזהב, מתנהלים שיעורים גם בבתים פרטיים וכן יש שיעורים עם מקורבים בעלי עסקים במשרדי העסק שלהם.

שיעור דבר מלכות והתוועדות מתקיימים בליל שישי בבית חב"ד ובו משתתפים רבים  מתושבי השכונה.

בקיץ  מופעלת קייטנה ברוח היהדות לילדי השכונה, הקייטנה מלאה בחוויות יהודיות.

סיכום

החזון מתאר לנו את תמונת המצב העתידית כאשר אנו עונים לצרכי קהלי היעד וממלאים אותם.

 

לאחר קביעת החזון, אנו קובעים את היעדים אליהם אנו רוצים להגיע

חשיבות קביעת היעדים בעבודתנו

כל תכנית עבודה, מהגדולה ביותר ועד הקטנה ביותר, מתחילה בקביעת היעדים אותם אנו רוצים להשיג או אליהם אנו רוצים להגיע. מכיוון שתכנית העבודה היא נגזרת ישירה של היעדים, הרי קביעה מדויקת  של היעדים, מאפשרת לנו לבנות תכנית עבודה מתאימה ויעילה וכן מאפשרת בניית מערכת עבודה אשר אם ננהל אותה כראוי, נשיג את היעדים בקלות יחסית ובהוצאות הקטנות ביותר האפשריות.

קביעת היעדים היא תוצאה והמשך ישיר של הגדרת קהל היעד וצרכיו ושל החזון. היא גם מיקוד ותרגום לפועל של משימת השליחות המוטלת עלינו ומהווה הגדרה טכנית של המשימה. לאור הגדרת היעדים אנו מסוגלים לכתוב תכנית שתבצע את המשימה שהיא לקשר יהודים ולהבדיל גויים לרבי שליט"א מלך המשיח ולהכין את העולם לקבלת פני משיח צדקנו.

  • שלוש סיבות לחשיבות לקביעת יעדים ברורה וממוקדת
  • קביעת היעדים כנגזרת של הגדרת החזון וצרכי קהל היעד תביא לקביעה של יעדים גדולים ביותר ותיתן לנו אפשרות למלא במלואה את השליחות המוטלת עלינו.
  • כפי שהסברנו למעלה הרי לכל עבודה יש ריבוי גדול מאד של פרטים הנחוצים לביצוע העבודה- אנשים בעלי תפקידים, כלי עבודה, מבנים, כספים, יכולות מקצועיות וידע וכן מימד הזמן. אנו קוראים למכלול האמצעים הדרושים לביצוע העבודה- "מערכת העבודה", ולכן, כאשר נקבע יעדים ברורים וממוקדים, נוכל לבנות מערכת עבודה נכונה, עם בעלי תפקידים הנדרשים, מבנים, אמצעים, וכספים כולם כנגזרת של יעדי העבודה.
  • באם לא נקבעים יעדים, הרי שבתוך ביצוע העבודה, מתוך קשיי ובעיות היומיום, אנו מאבדים את החתירה אל המטרה ומשקיעים את מירב המרץ, הכוחות וההתלהבות בפתרון בעיות  זמניות.

 

  • שני סוגים בקביעת היעדים
  • יעד ממוקד, כמו למשל הקמת מעון, או הקמת מקווה, או הפעלת קייטנה בעונת הקיץ, או ארגון אירוע חנוכה וכדו', כלומר יעד הכולל ביצוע משימה מאד מוגדרת וברורה.
  • יעד כללי, כלומר יעד הכולל כמה סוגים של פעילות, כמו למשל: הקמת בית חב"ד, אשר יכולה לכלול תחתיה עוד כמה יעדים ממוקדים כמו הקמת מעון, גן, בית ספר ישיבה, שיעורים ועוד.

במקרה שהיעד הוא כולל, יבוא מיד אחרי הגדרת היעד סעיף של הגדרת יעדי משנה.

לדוגמא- ביעד הכולל של הקמת בית חב"ד למטייל, יהיו יעדי הביניים:

  • ארגון סעודות שבת בכל לילות וימי השבת והחגים.
  • ארגון מערכת שיחות ושיעורים למטיילים המעוניינים בכך
  • ארגון מערכת סיוע למטיילים

אלה הם שלושה יעדי הביניים אותם נצטרך להשיג כדי שנוכל להגיע ליעד הכולל אותו הצבנו לעצמנו- הקמת בית חב"ד למטייל.

סיכום

קביעת יעד מוגדר ומדויק מאפשרת לנו לבנות תכנית עבודה יעילה, חסכונית ואפקטיבית להשגת היעד.

  • השיטה

השיטה מגדירה את דרך העבודה שנבחר להשגת המטרה.

בדרך כלל קיימות שתי צורות שיטה עיקריות:

  • שיטה קיימת ומובנת, כמובית ספר, בית חב"ד, בית חב"ד למטייל, כינוס ילדים, ישיבה, ועוד סוגים של שיטות עבודה, אשר הקו המאפיין שלהם הוא שהן שיטות שגובשו ונקבעו מכבר והן מוכרות ועובדות כשורה כל אחת בתחום שלה
  • שיטה אשר נבנית על ידינו בהתאם לצרכים כדי להשיג את המטרה שנקבעה.

 

כאשר השיטה היא מובנית מכבר, מספיק לנו לכתוב את צורת השיטה, ורק לציין למשל, איזה סוג של צוות עבודה יפעיל אותה. לדוגמא- בית חב"ד למטייל אשר יופעל על ידי בחורים בוגרי קבוצה, או על ידי זוג חב"די צעיר.

אמנם, כאשר אין שיטה מוכרת ואנו צריכים לבנות שיטה שתתאים כדי להגיע אל המטרה אנו צריכים לציין כמה פרטים חיוניים אשר יאפיינו את השיטה החדשה:

  • סוג כוח האדם אשר יפעיל אותה
  • את סוג הפעילות שהם יבצעו כדי להשיג את המטרה ובמקרים רבים את סוג האמצעים- ציוד או מבנים שהם יפעלו אתם. לדוגמא- זוג חבד"י צעיר ישכור מבנה ויפעיל קבלות שבת ומערכת שיעורים ופעילויות נוספות עבור קהל המטיילים והקהילה היהודית המקומית.

סיכום

בחירת שיטת העבודה הנכונה תחסוך לנו זמן בבניית תכנית העבודה

 

  • דרכי הפעולה

דרכי הפעולה הן כל הפעולות אותן עלינו לבצע כדי שנוכל להגיע אל המטרה אותה קבענו לעצמנו או שנקבעה עבורנו. בדרכי הפעולה עצמן יש שני סוגים עיקריים:

  • דרכי הפעולה הכלליות

דרכי הפעולה הכלליות, הן אותן פעולות אותן עלינו לבצע להשגת המטרה, אמנם עדיין ללא פירוט רק אלא ככותרות. למשל בהקמת בית חב"ד למטייל

  • הגדרת קהל היעד לפעילות
  • יצירת תמונת שטח מוקדי התרכזות המטיילים ומסלולי הטיולים
  • בדיקת מצב התשתיות- מבנים, דרכים, דרכי גישה, מבנים ציבוריים לפעילות ולמגורים
  • הגדרת סוגי הפעילות האפשריים עם מטיילים ועם אנשי הקהילה המקומית
  • בדיקת מצב הקהילה היהודית המקומית מבחינת היכולת לקבל פעילות כזו
  • בדיקת מצב החיים היהודיים בקהילה הקיימת
  • בדיקת מצב הכשרויות במזון
  • בדיקת יוקר המחיה במקום

 

  • דרכי הפעולה המפורטות

דרכי הפעולה המפורטות, מבוססות על דרכי הפעולה הכלליות ומפרטות כל אחת מהן לסדרת הפעולות הנצרכות ברזולוציה של מעשה בפועל בשטח. כל דרך פעולה כללית היא בסיס לדרכי הפעולה המפורטות שיביאו אות (את הדרך הכללית) לביצוע.

לדוגמא:

  • הגדרת קהל היעד לפעילות
  • א. יצירת קשר לקהילה היהודית במקום ובירור מה הוא הרכב האוכלוסיה היהודית
  • ב. יצירת קשר לקונסוליה הישראלית במקום ובדיקה אתם על כמות המטיילים המגיעים
  • ג. לאחר הברורים שלמעלה, אנו מגדירים את קהל היעד שהוא הקהילה היהודית המקומית המורכבת למשל מותיקי הקהילה השומרים על מסורת ישראל, צעירים אשר כבר אינם שומרים כל כך וחלקם ל"ע כבר מתערבים בגויים, וילדים הלומדים חלקם במוסדות הקהילה וחלקם במוסדות ממשלתיים. וכן למטיילים ישראלים, בעיקר צעירים אמנם חלקם מבוגרים יותר, המגיעים לאזור לתקופות של בין שבוע לכמה חודשים.

רצוי לכתוב את דרכי הפעולה לפי הסדר שהן צריכות להתבצע, אמנם לא תמיד זה אפשרי בתחילה ולכן כדאי, אחרי שכותבים את דרכי הפעולה, לבדוק מה סדר הדברים הרצוי ולסדר אותן לפי זה.

 סיכום

דרכי הפעולה מתארות לנו בצורה מדויקת את כל הפעולות שעלינו לעשות כדי לבצע את תכנית העבודה

 

  • משאבים נחוצים

המשאבים הנחוצים לצורך ביצוע התכנית העבודה הם כל האמצעים אשר מערכת העבודה משתמשת בהם לצורך ביצוע העבודה. הם מתחלקים לארבע קבוצות בסיסיות

  • כוח אדם

כל האנשים הנחוצים לביצוע העבודות השונות. חלקם יהיו בעלי מקצוע, חלקם יהיו אנשים פשוטים, חלקם יהיו קבלנים העושים עבודה קבלנית כחלק ממערכת העבודה- למשל מפעילי סדנאות, אשר אנו איננו נכנסים ליכולת המקצועית שלהם וגם לא להגדרת התפקיד שימלאו אלא לעבודה שצריכה להתבצע והם בעצמם יביאו את מערכת העבודה שלהם לביצוע העבודה המסוימת של הפעלת הסדנאות.

חלק מרכזי בהגדרת כוח האדם הנחוץ לביצוע העבודה הוא הגדרת תפקידים והאצלת סמכויות אשר הוא נושא בפני עצמו בתוך תכנית העבודה, והיכולת שלנו להגדיר אותו בצורה נכונה קובעת במידה רבה את הצלחת העבודה.

 מבנים

כל עבודה מתבצעת בדרך כלל במבנה או בקבוצה של מבנים לפי הצורך. למשל- בית ספר זקוק למבני כיתות, חדרי ספח, חדרי ניהול ומזכירות, מחסנים, חדרי אחזקה, אולם ספורט  וכדו'.

בית חב"ד זקוק למקום לקבלת קהל, חדרי ניהול ומזכירות, מחסנים, חדרי הרצאות ולימוד וכדו'

סוגי המבנים, גודלם, ריכוזם או פיזורם, תלוי בצרכי תכנית העבודה הנקבעת להשגת המטרה. הגדרת משאב המבנים חשובה מאד להצלחת מערכת העבודה שכן היא נותנת מענה לפעילות המתבצעת. בתכנית עבודה מסודרת צריכה להיות התייחסות גם ל- האם המבנים יהיו שכורים, או נרכשים, או נבנים על ידי מבצעי העבודה.

  • ציוד

תכנית העבודה קובעת איזה ציוד נצרך לביצוע העבודה כראוי.
בדרך כלל כדאי לרשום ציוד ברשימות ציוד הנקבעות לפי סוגי העבודה הנעשים. 

  • תקציב- כספים

סעיף העלויות, התקציב או הכספים, הוא אחד הסעיפים החשובים בכל תכנית עבודה. בנייה נכונה של סעיף זה יכולה לקבוע את הצלחת תכנית העבודה.

בעניין זה ישנן שתי גישות אפשריות

  • האחת אומרת, בוא ונבנה את תכנית העבודה, לפי כמות הכסף הקיימת אצלנו או שנראה לנו שנוכל להעמידה לרשות עבודה זו.
  • השניה אומרת, בוא ובנה את תכנית העבודה לפי המטרה שהוגדרה ולאחר שנבנה את סעיף העלויות, נבנה תכנית לגיוס המשאב הכספי המתאים לביצוע העבודה.
  • זמן

הזמן הוא אחד המשאבים החשובים ביותר בביצוע תכנית עבודה מסודרת

ישנם סוגים שונים של לוחות זמנים בתכניות עבודה. נעמוד על העיקריים שבהם:

החשוב שבזמנים הוא באותם יעדים שנקבע להם מראש זמן לביצוע, כמו למשל אירוע פורים, ליל הסדר, כינוס ילדים, התוועדות, פתיחת בית ספר או גן ילדים. אמנם יש להתחשב בכל לוח זמנים שהוא חלק מתכנית עבודה. אבל בזמן זה, הנקרא "זמן לביצוע", יש להתחשב ביותר ולמצוא את כל הדרכים הנחוצות לעמוד בזמן זה. דבר זה יכול לקבוע את הצלחת עבודתנו גם בעבודה המתבצעת כעת וגם לעתיד כאשר אנשים יראו שאנחנו אמינים מבחינת זמנים וירצו להשתתף אתנו גם בעתיד.

יש לנו את הזמן הכולל, אשר מוגדר כזמן מהטלת המשימה עלינו ועד לאחר גמר ביצוע המשימה

יש גם למשל, לוח זמנים להכנות ולביצוע, אשר בו חושבו גם הזמנים הנחוצים להכנת ציוד, הגעה למקום וכדו'. בדרך כלל כדי להצליח, יש צורך להתחשב בכל לוחות הזמנים שנקבעו.

אנו מביאים כאן דוגמא לבניית תכנית עבודה עד וכולל לשלב של דרכי פעולה עיקריות ומפורטות, עבור יעד של ארגון אירוע י"ט כסלו בעבודת בית חב"ד. לא כללנו כאן תכנון משאבים ובע״ה נעמיק בסעיף זה בהמשך המאמרים.

ארגון וביצוע התוועדות י"ט כסלו ע"י בית  חב"ד

הרקע הכללי לשליחות

בית חב"ד מהווה מרכז ליהדות לכל תושבי העיר ורואה חובה לעצמו לספק את כל צרכיהם בנושאי יהדות בכלל וקבלת פני משיח צדקנו בפרט. בע"ה בעוד כ- 5 שבועות יחול י"ט כסלו – ראש השנה לחסידות וחג הגאולה של אדמו"ר הזקן. הרבי שליט"א מלך המשיח מעורר ומעודד שיש צורך לחוג את י"ט כסלו בהיקף ובעוצמה הגדולים ביותר

החזון

כעבור כ- 5 שבועות, ערב י"ט כסלו כשעה לפני תחיל האירוע- באולם מפואר וגדול בעיר, מקושט ומואר באור יקרות, ערוכה בימת הכבוד וכנגדה עשרות שולחנות מכוסים במפות וערוכים בטוב טעם. הקהל הגדול, אנשים, נשים (בנפרד כמובן) ונוער כבר יושב ברובו סביב השולחנות ונהנה מהכיבוד הטעים.

המנחה עורך הכנות אחרונות ומשוחח עם מארגני ההתוועדות על הפרטים הזקוקים עדיין לתיאום אחרון.

ילדי המקהלה מוכנים וכן כל הצוות אשר יפעיל את תכנית ההתוועדות המתוכננת להיות נעימה, ערכית ומגוונת. כל האורחים מקבלים כרטיסי ברוך הבא יפים ועליהם הזמנה למילוי פרטיהם האישיים לשם שמירת קשר בעתיד. ועכשיו פותחת התזמורת במחרוזת נעימות חסידיות

היעד

תכנון, ארגון וביצוע התוועדות לכבוד י"ט כסליו לכל הנוער והבוגרים בעיר בקנה מידה המפואר והערכי ביותר

השיטה

צוות של עובדי בית חב"ד בראשות מנהל הפעולות ובסיוע אנשי מקצוע מתאימים יתכנן, יארגן ויבצע התוועדות י"ט כסליו, מפוארת במישור הגשמי- אולם מפואר וכו' והרוחני- תכנית ערכית, מגוונת ומבוצעת בצורה מקצועית

דרכי הפעולה – עיקריות ומפורטות

  • הגדרת קהל היעד ומיקומו בעיר
    • אנו קובעים שקהל היעד יהיה מגיל נוער ועד מבוגרים כולל גברים ונשים מכל המגזרים
    • שכונות א' וב' בעיר – אוכלוסיה שלע"ע אינה שומרת תו"מ
    • שכונה ג'- אוכלוסיה חרדית
    • שכונות ד' וה'- אוכלוסיית הכיפות הסרוגות
  • בניית המסכת (תכנית) לאירוע
    • מוזיקת רקע בהגעת הקהל
    • פתיחה על ידי המנחה
    • ברכת הרב
    • ברכת ראש העיר
    • המנחה מציג את האישיות המרכזית
    • סיפור י"ט כסלו והקשר אלינו לימינו
    • מקהלת הילדים
    • סיפור
    • מחרוזת ניגוני חב"ד
    • הגרלה כרטיסי טיסה לרבי שליט"א
    • מילוי כרטיסי הקשר
    • מילות סיום
    • ריקודים
  • תכנון המשתתפים במסכת
    • תזמורת
    • מנחה
    • רב העיר
    • ראש העיר
    • אישיות מרכזית
    • ילדי המקהלה
  • תיאומים עם גורמים מקצועיים
    • תזמורת
      1. תכנית,
      2. זמן ביצוע
  • זמן הגעה
  1. עלויות
  2. צורת הגעה ופיזור
  3. צורת תשלום
  • חוזה קבלת שירות
  • מנחה
    • תכנית
  1. זמן ביצוע
  2. זמן הגעה
  3. עלויות
  • הגעה ופיזור
  • צורת תשלום
  • חוזה קבלת שירות
  • רב העיר
    1. הנושא שידובר
    2. הזמן שיוקצה לדיבור
  • תזכורת זמן מה לפני האירוע
  1. צורת ההגעה
  • ראש העיר
    1. תיאום הנושא
    2. הזמן שיוקצה
  • משלוח הזמנה רשמית
  • אישיות מרכזית
    1. תיאום מדויק של הנושא והציפיות מהדובר
    2. הזמן המוקצה
  • התשלום
  1. צורת ההגעה
  2. חתימה על חוזה שירות
  • האחראי על המקהלה
    1. תכנית
    2. זמן ביצוע
  • זמן הגעה
  1. עלויות
  2. הגעה ופיזור
  3. צורת תשלום
  • חוזה קבלת שירות
  • קייטרינג
    1. תפריט
  • זמן הגעה והתארגנות
  • לוח זמנים להגשה
  • זמן סיום
  • צורת תשלום
  1. חוזה קבלת שירות
  • שמרטפיות
    • תכנית
    • מיקום
    • לוח זמנים לפעילות
    • צורת תשלום
  • תכנון מקום האירוע
    • איתור אולם מתאים
    • מו"מ על זמן האירוע
    • מו"מ על גובה תשלום ותנאי תשלום
    • תיאום התכנית ותיאום ציפיות
    • חתימה על חוזה שימוש במבנה
  • תכנון הארגון הפנימי של האולם
    • מיקום הבימה ומקומות הישיבה
    • מיקום המנחה
    • מספר השולחנות והכיסאות
    • צורת ומיקום התפאורה
    • מקום התזמורת
    • מקום המקהלה
    • מיקום מסכי וידיאו
  • קביעת זמן האירוע
    • קביעת מסגרת הזמנים לביצוע (בסעיף משאבים\זמן)
    • קביעת לוחות זמנים לתכנון, ארגון וביצוע (בסעיף משאבים\זמן)
  • תכנון וביצוע הפרסום לאירוע
    • הגדרת סוגי קהלי היעד
    • הגדרת סוגי הפרסום לפעולה
      1. מודעות רחוב
      2. מודעות בבתי הכנסת
  • מודעה בעיתון המקומי
  1. יצירת מדיה דיגיטלית לפרסום בכל האמצעים הקיימים והמתפתחים
  2. על ידי מכוניות עם רמקולים
  • הגדרת הפרסום לכל סוג קהל יעד ולכל סוג פרסום
  • כתיבת הפרסום
  • ביצוע הפרסום על ידי אנשי מקצוע
  • התקשרות עם מפרסמים והעלאת הפרסומים לאויר
  • תכנון השינוע, כניסה, רישום, פיזור
    • ההגעה תהיה בע"ה בתחבורה ציבורית ופרטית
    • הכניסה לאולם תהיה מהכניסה הראשית מרחוב חב"ד
    • הכניסה תתחיל משעה לפני תחילת האירוע
    • מפתיחת האולם לקהל, יעמוד אברך חסידי ויקבל את הקהל
    • צוות רישום ירשום את פרטי המשתתפים (לפי רצונם) להמשך קשר
    • הישיבה בנפרד לגברים ונשים
    • הדלתות יהיו פתוחות לכל אורך האירוע
    • הפיזור מיד עם מילות הסיום וניגון הסיום של התזמורת
  • תכנון שמרטפים (פעילות לילדים) לילדים המגיעים עם הוריהם
    • ייוחד מקום לפעילות לילדים שהוריהם רוצים בכך
    • במקום יהיו שמרטפיות אשר יפעילו תכנית פעילות לילדים
    • כל ילד יקבל תג זיהוי על שמו ושם המשפחה וטלפון של ההורים
    • בסיום האירוע יאספו ההורים את ילדיהם ויצאו לדרכם הביתה
    • אין אפשרות שילדים יגיעו ללא הורים
  • תכנון הכיבוד\ מזון
    • בעיקרון תהיה סעודת מצווה לפי תפריט שיחלט על ידי האחראי לכך
    • הגשת המזון וכל הקשור לכך כולל ניקוי וסידור לאחר הסעודה תהיה על ידי קייטרינג חיצוני
    • התכנון הוא לאלף משתתפים בע"ה
  • תכנון השי למשתתפים
    • בעיקרון יקבל כל משתתף שי ערכי המסמל את תוכן האירוע
    • צורת השי תקבע על ידי האחראי
    • ביצוע השי על ידי האחראי וחלוקתו בהתאם לתכנית ובתיאום עם המנחה
  • תכנון סכמת זרימה של האירוע מפתיחת האולם לקהל ועד סיום הפיזור

 

במאמר זה השתדלנו להביא בצורה ברורה ובעלת מבנה מסודר את כל סדר תכנית העבודה וזאת כדי שהשליחים היקרים יוכלו ללמוד תבנית זו בעל פה ולהפעיל אותה בכל עת.

בברכה לכתיבה וחתימה טובה לשנה טובה ומתוקה

ולהצלחה רבה ובשורות טובות

 

שתפו כל אדם שכלים אלו יכולים לסייע לו להצלחה!

עין טובה – הרב גרוזמן

פודקאסט שליחות נועד להעביר מידע בגוף ראשון משלוחי הרבי אל כלל השלוחים הפועלים בעולם. בפודקסאט מספר 2 פגשנו את הרב גרוזמן, שליח הרבי לראשון לציון.

קרא עוד »

תן בלבנו שנדע לומר על מה שהצלחנו

 לא בשמיים היא: תכנית עבודה לחודש החגים בימים אלו שלוחים רבים ממקדים את מרב תשומת לבם בהכנות אחרונות לקראת חודש החגים. תקופה עמוסה במשימות גשמיות

קרא עוד »

צוות בצוות עשויה

בניית צוות עבודה למוסד השליחות אנו מתקדמים צעד אחר צעד בהקמת מוסד השליחות שלנו. הגדרנו את קהל היעד, שזהו הצעד היסודי והחשוב ביותר, בנינו חזון,

קרא עוד »

לא די לראות. יש לעשות.

במאמר הקודם למדנו איך לכתוב את חזון השליחות שלנו, ועכשיו אכן יש לנו חזון והוא מודפס יפה באותיות מאירות עיניים וצבעוניות מולנו. אנו מתבוננים בו

קרא עוד »
שינוי גודל גופנים